Bureau Herberekeningen: loslaten en elkaar slimmer maken

De gespreksdeelnemers

Wie nemen er deel aan het rondetafelgesprek?

Op de achttiende verdieping van het Rijkswaterstaatkantoor in Utrecht werken medewerkers van Rijkswaterstaat en de verschillende ingenieurs- en adviesbureaus al een tijd eendrachtig samen in het Bureau Herberekeningen. Elke dinsdag en donderdag – en binnenkort ook de woensdag – stroomt de kantoortuin vol met constructeurs. Ook de contractmanagers van de bureaus zijn regelmatig aanwezig. Om zaken af te stemmen, te overleggen en te horen hoe de vlag erbij hangt. Roel van Pelt, Beppie van der Spek en Hans van Daelen delen hun ervaringen met deze unieke vorm van samenwerking.

Hoe is deze nieuwe werkwijze ontstaan?

Van Daelen: ‘Tijdens de aanbesteding van de Samenwerkingsraamovereenkomst Ingenieursdiensten (SROK ID) in 2021 hebben we als ingenieursbureaus aangegeven dat het herberekenen van de constructieve veiligheid van kunstwerken niet onder deze raamovereenkomst zou moeten vallen. Herberekeningen zijn complex en qua hoeveelheid werk moeilijk in te schatten. Rijkswaterstaat heeft daarnaar geluisterd. Vervolgens was de vraag: hoe gaan we het dan wel doen? Daarover hebben we in de zomer van 2022 in co-creatie nagedacht. Ons ideaalbeeld van één entiteit, waarin we als ingenieursbureaus en Rijkswaterstaat het werk samen zouden verdelen, is uiteindelijk niet overgenomen. Maar we komen er met het Bureau Herberekeningen wel bij in de buurt.’
Van Pelt: ‘Een verschil met het ideaalbeeld van toen is bijvoorbeeld dat we drie raamovereenkomsten hebben gesloten: voor stalen bruggen, voor beweegbare bruggen en voor betonnen bruggen en viaducten. We werken volgens een soort portfolio-aanpak, waardoor herhaaldelijke inschrijvingen of minicompetities niet meer nodig zijn. Zo verminderen we de tenderinspanningen en maken we ononderbroken samenwerken en versnellen mogelijk. Want laten we eerlijk zijn: er is genoeg werk.’
Van der Spek: ‘De resultaten zijn nu al zichtbaar. De energie die we voorheen in aanbestedingen en minicompetities staken, gaat nu naar de inhoudelijke werkzaamheden aan objecten. We zijn met elkaar op de inhoud aan de slag gegaan. Onze constructeurs, de specialisten, kunnen hun ding doen. Dat geeft veel energie.’
Van Pelt: ‘Dat zie ik ook. De energie zit erin. Er is veel enthousiasme. Dat is enorme winst.’

De wil is er dus. Maar zijn er al concrete resultaten te melden?

Van Pelt: ‘Bij de opstart liepen we meteen tegen een dilemma aan. Eigenlijk wil je vooraf in gezamenlijkheid een verdiepingsslag maken voor je start met de uitrol van de herberekeningen. Tegelijkertijd wil je niet dat er bij de ingenieursbureaus mensen op de bank zitten te wachten op werk. Dat kost hen geld en ze raken hun mensen kwijt aan andere projecten. We zijn daarom toch gestart met de uitrol van de herberekeningen en hebben waar mogelijk de ruimte genomen om de uitgangspunten samen met de bureaus te verduidelijken. Daarbij is het belangrijk dat we goed naar elkaar luisteren, elkaar leren begrijpen, ervaringen delen en elkaar de ruimte geven om voorstellen te doen om uitgangspunten en kaders aan te passen. De eerste uitrol heeft bijvoorbeeld al tot aanpassingen geleid voor de uitrol daarna. Dit kost extra tijd, maar betaalt zich uiteindelijk uit in snellere herberekeningen van een hogere kwaliteit.’
Van Daelen: ‘Een inwerkperiode is, zeker bij deze samenwerkingsvorm, heel belangrijk. Je moet elkaar leren kennen, vertrouwen en begrijpen. Dat is soms lastig en tijdrovend, maar helpt wel bij het vervolg.’
Van der Spek: ‘Het helpt om mild te zijn richting elkaar en het gezamenlijke belang voor ogen te houden. Aan weerszijden zijn nog niet alle processen ingeregeld; voor sommige werkzaamheden is er bijvoorbeeld nog geen formele opdracht. Maar toch gaan we als bureaus al aan de slag. Hierbij moeten we elkaars belangen verkennen en erkennen. En juist door dit traject samen aan te gaan, leren we van elkaar en zien we wat beter kan.’
Van Pelt: ‘Het mooie is: we zijn goed op weg. Begin 2024 was het ons streven om dit jaar met 23 herberekeningen te starten. Inmiddels hebben we met de ingenieursbureaus nadere overeenkomsten (NOK’s) gesloten voor vier vaste stalen bruggen en zes tandnokviaducten. Tot en met december komen hier nog drie beweegbare stalen bruggen, vijf vaste stalen bruggen, zes kokerbruggen en nog minimaal vier extra tandnokviaducten bij. Ik verwacht dat we dit jaar van minimaal 28 bruggen en viaducten de herberekening starten. Als je dit vergelijkt met het verleden: toen zaten we als Rijkswaterstaat op twee à drie herberekeningen per jaar.’

Naast het versnellen van het aantal herberekeningen gaat het ook om kwaliteitsverbetering en kennisvergroting. Hoe pakken jullie dit aan?

Van Pelt: ‘Een betere kwaliteit van de herberekeningen en kennis delen met elkaar en met de sector, is noodzakelijk om de opgave waar we voor staan te realiseren. TNO ondersteunt ons hierbij. Om de kwaliteit te verbeteren worden lunchlezingen georganiseerd en werken we aan verdiepende samenwerksessies. Dit leidt nu al tot betere samenwerking, betere uitvragen aan de ingenieursbureaus en uniformere herberekeningen die beter aansluiten op onze uitvraag.’
Van der Spek: ‘Als bureaus toetsen we elkaars herberekeningen ook. Dat geeft inzicht: waarom doe je wat je doet en is dat wel de beste manier? Dit kijkje in elkaars keuken is heel positief, omdat je concreet met elkaar van gedachten wisselt én van elkaar leert. Maar soms is het ook ingewikkeld, vooral als er verschillende beelden of verwachtingen zijn. Ook dan is het belangrijk om dit uit te spreken. Indien nodig is het aan Rijkswaterstaat om te verduidelijken wat de verwachtingen zijn op een bepaald onderdeel.’
Van Daelen: ‘Belangrijk is dat we elkaar weten te vinden. Constructeurs zijn bijvoorbeeld geneigd om het naadje van de kous te willen weten en maar te blijven rekenen tot het perfect is. Maar soms is goed ook goed genoeg. Ook dat is samen leren.’

Wat betekent deze samenwerkingsvorm voor Rijkswaterstaat en de markt?

Van Daelen: ‘Ik vind dat Rijkswaterstaat hiermee een hele mooie stap zet in het anders omgaan met de infrasector. Er is naar ons geluisterd en dat is heel fijn. De ingenieursbureaus worden met het Bureau Herberekeningen meer op waarde geschat en erkend; we krijgen de kans om te doen waar we goed in zijn. En dat gebeurt ook nog eens op basis van vertrouwen en met respect voor elkaars kennis en expertise.’
Van der Spek: ‘Deze vorm van samenwerking dwingt ons allemaal om uit ons eigen “hokje” te komen. Om over onze eigen schaduw te stappen. En over de grenzen van onze organisaties heen samen te werken. Dat lukt al heel aardig: we werken in openheid met elkaar samen, worden uitgedaagd om mee te denken en onze rol te pakken.’
Van Pelt: ‘Bij dit alles draait het uiteindelijk om elkaar vertrouwen én om durven loslaten. Dat is spannend, en voor ons als Rijkswaterstaat een grote stap. Maar met de opgave van nu kunnen we niet op de traditionele manier blijven samenwerken. Een mooie stok achter de deur.’

Wat hopen jullie nog meer te bereiken met Bureau Herberekeningen?

Van der Spek: ‘We willen laten zien dat het superleuk én relevant is om je steentje bij te dragen aan deze opgave. Voor elke constructeur valt hier wel iets te halen. Je werkt aan verschillende typen bruggen, doet ervaring op met verschillende typen berekeningen en programma’s en werkt samen met mensen van Rijkswaterstaat én andere ingenieursbureaus.’
Van Daelen: ‘Onze constructeurs kunnen hier hun hart ophalen. Herberekeningen zijn interessanter en diepgaander dan “nieuwbouw” berekenen – dat durf ik wel te stellen. Alles wat we hier tegenkomen, zouden we nu immers niet meer zo bouwen. Je kunt echt op onderzoek uit, diep de inhoud induiken.’
Van Pelt: ‘Daar sluit ik me volledig bij aan. We hebben er allemaal belang bij om jong talent te interesseren voor het constructeursvak. Bij het Bureau Herberekeningen komt veel samen. Dat willen we nog meer gaan uitdragen.’