Foto Paul van Baardwijk
Jaarlijks organiseert Rijkswaterstaat tientallen events, die we steeds een stukje duurzamer willen maken. Laten events zich in een duurzame mal gieten? Contractmanager Fons Bemelmans én de bureaus binnen de Raamovereenkomst Evenementen denken van wel. ‘Het contract laat ons pionieren en helpt uiteindelijk de hele keten.’
Bij de start van de aanbesteding van de Raamovereenkomst Evenementen in 2019 organiseerde Rijkswaterstaat een online ambitiesessie. ‘We hebben vanaf het begin samen met de markt nagedacht over de duurzaamheidsthema’s waarop de evenementensector impact kan maken’, vertelt contractmanager Fons Bemelmans van Rijkswaterstaat. ‘Een aantal belangrijke onderwerpen kwam hieruit naar voren, zoals circulair materiaal- en grondstoffenverbruik, social return en CO2-reductie. Deze thema’s hebben we vertaald naar eisen en wensen in de raamovereenkomst, die inmiddels loopt met 3 kwalitatief zeer goede evenementenbureaus.’
Weerbarstige praktijk
‘Als je vooroploopt in een transitie, is er altijd wel kritiek’
De Raamovereenkomst Evenementen kent daarom belangrijke eisen voor catering, locatie, wegwerpartikelen – ook wel disposables genoemd – en vervoersbewegingen. Om een paar voorbeelden te geven: de catering moet vegetarisch zijn, het event moet zo min mogelijk afval veroorzaken en het afval dat overblijft moet goed worden gescheiden. Disposables moeten biologisch afbreekbaar zijn. Verder hoort de locatie goed bereikbaar te zijn met het ov en moeten de vervoersbewegingen tot een minimum worden beperkt. Heldere eisen, maar de praktijk is soms weerbarstig, erkent Bemelmans. ‘De vervoersbewegingen inperken is een mooie ambitie, maar onrealistisch als een event bijvoorbeeld bij een sluis plaatsvindt. Maar creatief als evenementenbureaus zijn, bedenken ze ook inventieve oplossingen zoals een carpoolapp of een elektrische shuttlebus.' Ook het gedrag van interne opdrachtgevers en deelnemers kan nog wel eens een uitdaging zijn, legt Bemelmans uit. ‘Niet iedereen weet een vegabitterbal te waarderen. Dat is niet vreemd: bewustwordingsprocessen hebben nu eenmaal tijd nodig. En als je vooroploopt in een transitie, is er altijd wel kritiek.’ Bemelmans ziet Rijkswaterstaat wat dat betreft als een organisatie met een missie. ‘Met onze omvang en statuur en ons bereik is het onze plicht om voorop te lopen in de duurzaamheidstransitie én anderen te inspireren. Dat doen we door onze ambities te vertalen naar heldere eisen en wensen in het contract.’
Intensiever samenwerken
Nu de huidige raamovereenkomst zo’n 2,5 jaar loopt, zijn de voorbereidingen voor de volgende raamovereenkomst alweer opgestart. ‘In 2023 organiseren we weer een inspiratiesessie om nieuwe, actuele duurzaamheidthema’s op te halen’, aldus Bemelmans. ‘Uiteraard nemen we hier ook onze eigen duurzaamheidsambities in mee.’ Los van nieuwe ambities en aangescherpte eisen en wensen, wil Rijkswaterstaat intensiever samenwerken met de evenementenbureaus. ‘We willen meer eventgerichte impact maken; daar liggen kansen. Het ene event kan meer effect creëren op social return of op duurzame catering en het andere event juist op het reduceren van de CO2-uitstoot. De evenementenbureaus kunnen zich onderscheiden door juist op deze specifieke thema’s in te zetten. Het is leuk en interessant om hierover na te denken richting de volgende raamovereenkomst.’
‘Werken met een zelf ontwikkelde checklist’
‘Bij Obsession merken we dat opdrachtgevers graag willen verduurzamen, maar vaak niet weten waar ze moeten beginnen. Wij hebben daarin zelf verantwoordelijkheid genomen door onze evenementen te verduurzamen met een zelf ontwikkelde duurzaamheidschecklist. Daarmee zijn we koploper in de branche. Per thema, bijvoorbeeld mobiliteit of eten en drinken, gaan we het gesprek aan met de opdrachtgever en leggen daarbij de duurzamere keuzes voor. Dit resulteert in een rapportage met daarin een meting van de mate van duurzaamheid. Ook kijken we waar nog meer kansen liggen. Voor Rijkswaterstaat-events gaan we altijd op zoek naar een locatie die goed per ov bereikbaar is, want 50% van de CO2-uitstoot van een evenement komt van de bezoekersbeweging. Toch is duurzaamheid meer dan het nemen van groene maatregelen. Wij letten ook op inclusiviteit, zoals de inzet van een gebarentolk, of we kiezen voor een drempelvrije locatie.’
Donna Steijn, projectmanager en duurzaamheidsmanager bij Obsession
‘Simpele vragen schelen veel voedselverspilling’
‘De raamovereenkomst met Rijkswaterstaat is pragmatisch ingestoken: wij zijn gebonden aan de afspraken, maar hoeven geen “duurzaamheidspolitie” te zijn. In plaats daarvan laten we de opdrachtgever zien waarom een duurzame keuze vaak beter is. Ik durf wel te stellen dat wij en onze mantelpartners vooroplopen in de eventmarkt, dankzij de raamovereenkomst met Rijkswaterstaat. Zo’n contract laat ons pionieren en helpt uiteindelijk de hele keten op weg. Het is onze missie om de bewustwording rondom events te vergroten. Dat kan al met kleine maatregelen, zoals informeren of de gast gebruik wil maken van de lunch of een week van tevoren vragen of de gast het event gaat bezoeken. Heel simpel, maar het scheelt veel voedselverspilling. Verder vinden we het belangrijk om duurzaamheid expliciet uit te dragen: we laten de bezoekers vaak zien wat er allemaal duurzaam aan het event is. Eigenlijk kun je ons wel duurzaamheidspredikers noemen.’
Pieter Schure, directeur Pino
‘Als kleine mkb-partij inspireren we ook Rijkswaterstaat’
‘Wij zetten graag de stap naar circulair’
‘Duurzaam is inmiddels achterhaald; wij maken graag de stap naar circulair. Hierin zoeken we samenwerking met toeleveranciers zoals Gro-Together, die prachtige bitterballen, kroketten en andere (vegan) snacks maakt. Het mes snijdt daarbij aan 2 kanten: door samen te innoveren en elkaar te inspireren, bieden we Rijkswaterstaat een mooi product en komen er over de gehele linie vegetarische en vegan producten in de keten. Circulair is ook het hergebruik van spijkerbroeken voor tapijttegels op een expovloer of oud brood waarvan een eetbaar koffiebekertje wordt gemaakt. Zo heb je meteen een koekje bij de koffie! Na ieder event hebben we een evaluatie met Rijkswaterstaat. Daarnaast hebben we periodieke overlegmomenten. Zo blijven we samen scherp op wat nodig is om de duurzaamheidsambities te halen. We zaten als bureau al op de duurzame weg, maar de raamovereenkomst met Rijkswaterstaat steunt ons om deze weg te blijven volgen. Ik durf zelfs te zeggen dat wij als kleine mkb-partij ook Rijkswaterstaat inspireren!’
Robi Valkhoff, directeur CAOS
