Rijkswaterstaat werkt eraan om overheidsinformatie zoveel mogelijk openbaar te maken. Een pilot met publicatie van onderzoeks- en adviesrapporten was een succes. Bij de inkoop van onderzoek is samen met kennispartners gekeken hoe we actieve openbaarmaking goed kunnen inbedden in het proces. ‘Openheid is winst voor iedereen’.
Vanaf 1 mei 2022 wordt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen door de Wet open overheid (Woo). In de Woo staat dat de overheid zoveel mogelijk informatie actief openbaar moet maken. Dus zonder dat mensen erom moeten vragen, zoals nu bijvoorbeeld gebeurt met de bekende Wob-verzoeken. ‘Een terechte ontwikkeling’, vindt John van der Haar, strategisch adviseur inkoop bij Rijkswaterstaat. ‘Het is logisch dat informatie uit onderzoek, die we met publiek geld verzamelen, voor iedereen toegankelijk is. Wij zijn eigenlijk allemaal aandeelhouder van de overheid. Bovendien: kennis is het enige dat zich vermenigvuldigt als je het deelt. Informatie openbaar maken is dan ook efficiënt en kostenbesparend. Als een andere dienst, overheid of partij dezelfde informatie nodig heeft, is het zonde als zij opnieuw onderzoek moeten doen. Openheid is winst voor iedereen.’
Inbedden in het proces
‘We zijn bij WVL begonnen, omdat we daar veel onderzoek en advies inkopen, waar weer rapporten uitkomen’
In aanloop naar de Woo startte Rijkswaterstaat een pilot. Sinds 1 november 2020 zet het onderdeel Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL) in principe alle externe onderzoeks- en adviesrapporten open op internet. Van der Haar was van begin af aan bij deze pilot betrokken. ‘We zijn bij WVL begonnen, omdat we daar veel onderzoek en advies inkopen, waar weer rapporten uitkomen’, zo legt hij uit. ‘We hebben vooral gekeken hoe we de actieve openbaarmaking goed kunnen inbedden in ons proces. Wie moet wat doen? En hoe borg je dat publiceerbare rapporten ook echt online komen? Vanuit inkoop zijn we hierbij betrokken, omdat iedereen die naar buiten gaat met een onderzoek bij ons komt. Zo kunnen we collega’s helpen om al vooraan in het proces te bepalen wat ze kunnen publiceren, in welke mate en in welke vorm. Marktpartijen, onderzoeksinstituten en kennisinstellingen kunnen daar bij het opstellen van het rapport dan rekening mee houden.’
Belangrijk dat hele organisatie meedoet
De pilot was een samenwerking van de afdelingen inkoop en kennismanagement, maar voor een open overheid is het belangrijk dat de hele organisatie meedoet, benadrukt Van der Haar. ‘Het begint bij degene die behoefte heeft aan een onderzoek of advies, meestal de projectleider. Die stapt het inkoopproces in om zorgvuldig af te wegen hoe we de inkoop vormgeven. Daar hoort nu standaard de vraag bij hoe en in hoeverre we onderzoeksresultaten kunnen publiceren.’
De afweging daarvan wordt vastgelegd in het inkoopplan. Kan een rapport onverkort op internet of kan dat deels niet, bijvoorbeeld omdat het concurrentiegevoelige informatie of beschermde persoonsgegevens betreft? Als die uitzonderingen beperkt zijn, is het gebruikelijk om de betreffende onderdelen zwart te lakken. Maar als er veel uitzonderingen zijn, kun je de opdrachtnemer bijvoorbeeld vooraf al vragen om ook een losse publieksversie te maken zonder de weggelakte onderdelen. Van der Haar: ‘Als een onderzoek erg gevoelig is, kan het nodig zijn om meer interne partijen te betrekken bij de keuze wat wel en wat niet publiceerbaar is. Bij inkoop faciliteren we die afweging. We leggen het zo vast dat de projectleider na oplevering automatisch een herinnering krijgt om de openbaarmaking in gang te zetten.’
Communicatietraject
Om de organisatie mee te nemen, zette Rijkswaterstaat een communicatietraject op en organiseerde bijeenkomsten voor projectleiders. Van der Haar: ‘Door corona moest dat bijna allemaal online, bijvoorbeeld met webinars. Dat maakte het lastig, maar het resultaat was gelukkig goed. De projectleiders waren positief. Rapporten werden deels al gepubliceerd en zij vonden het vanzelfsprekend om dit meer structureel te borgen en deze informatie standaard te publiceren. Wel blijven er veel vragen bestaan over welke informatie wel en niet openbaar moet worden. Dat is lastig om precies te duiden.’
‘Als in een niche alle kennis bij 1 partij blijft, kunnen wij moeilijk in concurrentie uitvragen’
Voor wetenschappelijk en toegepast onderzoek is het duidelijk. Dat moet sowieso openbaar beschikbaar zijn om het te kunnen herhalen en controleren. Dat geldt ook als het onderzoek is uitgevoerd onder de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten (ARVODI). Daarin is vastgelegd dat de overheid het intellectueel eigendom krijgt en daarmee het recht heeft om de resultaten te publiceren. Van der Haar: ‘Dat bevordert ook een gezonde markt. Als in een niche alle kennis bij 1 partij blijft, kunnen wij moeilijk in concurrentie uitvragen en ontstaat er mogelijk een risico voor Rijkswaterstaat.’ Maar niet alle informatie is relevant voor het publiek en moet online. Evaluaties van interne procesveranderingen en verslagen van bijeenkomsten, bijvoorbeeld. En dan blijft er nog informatie over waarvoor de afweging wel of niet publiceren niet op voorhand duidelijk is.
Meer gepubliceerd dan verwacht
‘Uiteindelijk hebben we meer rapporten gepubliceerd dan vooraf gedacht’, vertelt Van der Haar. ‘Bij WVL realiseren we jaarlijks zo’n 1.000 tot 1.100 inkopen. We verwachtten dat ongeveer een derde daarvan binnen de pilot zou vallen, maar in de praktijk kwamen we hoger uit. Nu we het principe van de open overheid ook uitrollen naar andere landelijke onderdelen van Rijkswaterstaat, komen daar nog meer rapporten bij. Naarmate we meer publiceren, wordt vanzelf ook het afwegingskader steeds scherper. Hiervoor gebruiken we een hulpkaart met vragen op hoofdlijnen, zoals politieke gevoeligheid en journalistieke relevantie. Dat vullen we steeds verder in. Zo kunnen we aan de voorkant nog beter beslissen wat wel en niet openbaar mag worden. Dat heeft echt meerwaarde.’
Al onze openbare rapporten zijn terug te vinden in de Rijkswaterstaat rapportendatabank.
‘Maak vooraf duidelijke afspraken over eigenaarschap’
Als research coördinator bij TNO doet Bernard Bulder veel onderzoek voor de rijksoverheid. Hij staat volledig achter de ontwikkeling naar open publicatie van onderzoeken. ‘Zelf ben ik daar altijd al voorstander van geweest. Bij een nieuwe opdracht vraag ik standaard of we de resultaten op onze website mogen zetten. Daar zijn eigenlijk nooit bezwaren tegen.’ Wel benadrukt Bulder dat het belangrijk is om vooraf duidelijk af te spreken welke partij intellectueel eigenaar wordt van nieuwe kennis en welke informatie gepubliceerd wordt. Daarbij wijst hij erop dat veel onderzoek in Nederland voortkomt uit publiek-private samenwerkingen, waardoor onduidelijkheid over het eigenaarschap ontstaat.
‘Als een bedrijf bijvoorbeeld iets laat uitzoeken in een traject dat ze deels financieren met overheidssubsidie, bepaalt dat bedrijf vaak welke informatie openbaar beschikbaar komt. En als commerciële partijen services ontwikkelen op basis van publieke data en de overheid wil die services integreren in een groter systeem, houden de commerciële partijen dat vaak tegen omdat ze bang zijn hun businessmodel kwijt te raken. In zulke gevallen is het duidelijker als 1 partij alles betaalt én bepaalt en daar vooraf op een open manier afspraken over te maken. Is dat de overheid, dan bepaalt die dat nieuwe kennis gepubliceerd moet worden. Als een commerciële partij daarvoor ook bestaande kennis moet prijsgeven, kan daar een compensatieregeling tegenover staan. Dat is misschien duur, maar zo zorg je wel dat open publicatie uiteindelijk voor iedereen voordeel heeft.’
