Inkoop speelt een belangrijke rol bij het realiseren van een circulaire economie. Maar hoe stimuleer je dit dan als overheid? Bijvoorbeeld door de inzet van buyer groups. Jeroen van Alphen, coördinator buyer groups bij Rijkswaterstaat, geeft tekst en uitleg.
Circulair inkopen gaat veel verder dan er een enkel criterium over opnemen in aanbestedingen, vertelt Jeroen van Alphen. ‘De meest circulaire inkoop is natuurlijk helemaal geen inkoop. De eerste vraag moet daarom zijn: is inkoop echt nodig? Kan bijvoorbeeld kantoormeubilair niet nog wat langer mee? Is inkoop wél noodzakelijk, dan kun je hier als opdrachtgever invloed op uitoefenen. Wie betaalt, kan immers eisen stellen. Je moet dan oog hebben voor het hele proces. Van de manier waarop iets geproduceerd wordt, tot wat er met de goederen gebeurt aan het eind van de levensduur. Dat kan in buyer groups.’
Inhoudelijke experts en inkopers
Om circulair inkopen te bevorderen, zijn er in 2020 – op initiatief van de ministeries van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) – 13 buyer groups gestart. ‘Een buyer group is kortgezegd een groep publieke en private opdrachtgevers die een specifiek product of specifieke productgroep willen verduurzamen door middel van inkoop. Afgevaardigden zijn niet alleen inkopers, maar juist ook inhoudelijke experts. Zij zoeken samen naar manieren om circulair in te kopen.’ De buyer groups zijn verdeeld over de categorieën Bouw, Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW), Mobiliteit en Bedrijfsvoering. Afhankelijk van het onderwerp, worden ze gefaciliteerd door Rijkswaterstaat, PIANOo, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) of de Unie van Waterschappen.
‘Variatie in duurzaamheids-criteria in de uitvraag kan verwarrend zijn’
Streven naar uniforme uitvraag
Van Alphen stelt dat gezamenlijke inkoop nadrukkelijk geen doel is, maar hooguit een middel. ‘We streven wel naar een uniforme uitvraag. Opdrachtnemers werken vaak voor meerdere opdrachtgevers. Variatie in duurzaamheidscriteria in de uitvraag kan verwarrend zijn. Neem asfalt. Stel dat een opdrachtnemer een bepaald asfaltmengsel van Rijkswaterstaat wel mag gebruiken, maar van een gemeente niet. Dan kan het gebeuren dat hij halverwege een afrit ineens een ander mengsel moet gebruiken. Dit soort rare constructies zijn te voorkomen door uniforme criteria. Bovendien stimuleert het harmoniseren van de uitvraag de markt. Voor marktpartijen wordt duidelijk hoe ze kunnen inspelen op de duurzame ambitie van een grote groep inkopers. In plaats van dat ze bij iedere opdrachtgever met andere ambities te maken krijgen.’
Eerste schil: de kerngroep
Opdrachtgevers vormen de eerste schil van een buyer group. Dit zijn bijvoorbeeld gemeenten, provincies en categoriemanagers van het Rijk. Maar ook private opdrachtgevers zijn welkom. Deze kerngroep ontwikkelt samen een marktvisie en -strategie, die de deelnemers vervolgens binnen 2 jaar in hun eigen praktijk en aanbestedingen toepassen. ‘De deelnemers bedenken samen welke verandering ze teweeg willen brengen’, aldus Van Alphen. ‘En hoe ze dat kunnen bereiken.’
Duurzaam inzetten en inkopen van werkplek-ICT
Bij de buyer group ICT Hardware zijn ruim 100 organisaties aangesloten. Zij bundelen de krachten om aanbieders te verleiden sneller en verder te verduurzamen. De buyer group presenteerde in mei 2021 zijn marktvisie en -strategie. Deze strategie is specifiek bedoeld voor de inkoop van laptops, mobiele telefoons en tablets, en bevat concrete adviezen en criteria voor gebruik tijdens het inkoopproces. Denk aan eisen voor de levensduur van batterijen voor laptops, mobiele telefoons en tablets of minimumeisen aan de beschikbaarheid van reserveonderdelen. Begin oktober 2021 is een nieuwe kopgroep gestart met de implementatie van de marktvisie en -strategie. Aanmelden voor de buyer group kan nog altijd.
Tweede schil: het klankbord
Naast de kerngroep is er een tweede schil met andere belanghebbenden, zoals brancheorganisaties en leveranciers. ‘Zij fungeren tijdens het ontwikkelen van de marktvisie als klankbord: is wat wij bedenken haalbaar in de praktijk? Door onder andere de Aanbestedingswet zijn opdrachtgevers wat terughoudend om met de markt, leveranciers en producenten in gesprek te gaan. Een buyer group is bij uitstek de plek om dat wel te doen. Zo ontwikkel je uiteindelijk een strategie die breed uitvoerbaar is in de dagelijkse praktijk.’
‘Een buyer group is bij uitstek een plek voor opdrachtgevers en markt om met elkaar in gesprek te gaan’
Integratie en opschaling van resultaten
Met het opleveren van de marktvisie en -strategie is het werk nog niet gedaan. ‘We willen de resultaten van de buyer groups integreren in de praktijk. Per buyer group bekijken we hoe opschaling het beste kan worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld door vertaling naar inkoopcriteria voor maatschappelijk verantwoorde inkoop (MVI). De resultaten worden dan geschikt gemaakt voor de MVI-criteriatool. Daarmee kunnen opdrachtgevers snel recente en relevante MVI-criteria selecteren voor hun inkoopdocument. Zo borgen we het werk van de buyer groups en maken het toegankelijk voor alle aanbestedingen.’
Samenwerking en kennisdeling
Iedere buyer group focust op een eigen productgroep, maar Rijkswaterstaat en PIANOo kijken ook over de partijen heen. ‘We werken intensief samen, want we zien: hoe divers de onderwerpen ook zijn, er zijn altijd raakvlakken. Neem ICT (zie kader, red.) en Textiel. Twee productgroepen die ogenschijnlijk ver uit elkaar liggen. Maar bij beide groepen is de ketenverantwoordelijkheid en transparantie over productieketens een forse uitdaging. Waar komen de producten vandaan? Hoe zorg je dat de hele keten circulair wordt? Het product verschilt, maar je loopt tegen dezelfde obstakels aan.’
Impact vergroten
Buyer groups houden niet per se op te bestaan als de marktvisie en -strategie zijn opgeleverd. ‘Het uiteindelijke doel is dat partijen de strategie ook echt in de inkooppraktijk brengen. Niet eenmalig, maar structureel. Is dat het geval, dan kunnen we de buyer group opheffen. Zo niet, dan gaan we door totdat het kwartje valt. We vergroten bijvoorbeeld de eerste en tweede schil, zodat we meer organisaties bereiken. Hoe groter de groep, hoe groter de impact.’
