Een zo eenvoudig en flexibel mogelijk contract maken, om daar samen met de markt de schouders onder te zetten. Dat is er de laatste jaren bij de raamovereenkomsten van Rijkswaterstaat nogal eens bij ingeschoten. Voor 4 nieuwe raamovereenkomsten hebben markt en Rijkswaterstaat elkaar daarom veelvuldig opgezocht, zodat de zachte kant van de samenwerking weer centraal komt te staan.
Tussen half 2020 en begin 2021 eindigen bij Rijkswaterstaat de raamovereenkomsten projectbeheersing, integrale veiligheid, systeemgerichte contractbeheersing en ingenieursdiensten. Ter voorbereiding hierop werd al in de zomer van 2019 aan marktpartijen gevraagd om met Rijkswaterstaat te brainstormen over de invulling van de nieuwe overeenkomsten. Kim van Straten, contractmanager bij Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud: ‘De markt heeft daar zijn zegje gedaan. Doorgaan op de oude voet was geen goed plan; dat werd snel duidelijk.’ Daar kon Rijkswaterstaat zich overigens in vinden. ‘De raamovereenkomsten functioneren inderdaad niet zoals we beoogden’, vertelt Van Straten. ‘Geen snelle doorlooptijd, geen snelle uitbesteding. Je zit heel erg in de administratie.’
‘Onze specialisten willen met de inhoud bezig zijn, slimme technische oplossingen bedenken’
Regeldruk
Olaf Dirkx, adjunct-directeur bij ingenieursbureau Wagemaker, vult aan: ‘Onze specialisten willen met de inhoud bezig zijn, slimme technische oplossingen bedenken. In plaats daarvan ging het steeds meer om de processen eromheen, met veel aanvullende regeldruk.’ Dat maakt het vak minder aantrekkelijk, wat extra zonde is gezien de huidige en toekomstig voorziene schaarste aan specialisten. Daar telt Boris Schlangen, directeur Client Development bij Arcadis, nog de inspanning bij op die het binnenhalen van een raamovereenkomst vergt. ‘Vaak volgen er nog mini-competities, waardoor 1 project wel 5 à 6 aanbestedingen kent. Met gemiddeld zo’n 4 partijen die daaraan meedoen, is dat een enorme investering voor een kans van telkens 25% om de opdracht te krijgen.’
Doorn in het oog
Het gebrek aan flexibiliteit in de overeenkomsten is alle 3 een doorn in het oog. ‘Het was vaak erg dogmatisch’, stelt Schlangen. ‘Zo is het afgesproken, zo gaan we het doen. Ook als de praktijk uitwijst dat het niet goed werkt.’ Van Straten herkent dit probleem: ‘Dat merkten we bijvoorbeeld toen het stikstofprobleem de kop opstak. Dat kunnen we dan niet echt opvangen. Het contract moet een middel zijn om een project te laten slagen, maar het is te veel een doel geworden.’
‘We zorgden voor een goede mix van grote bedrijven en mkb-ondernemingen’
Mix
Sinds de zomer van 2019 hebben Rijkswaterstaat en de markt vaak om de tafel gezeten. Soms in individuele gesprekken, soms nodigde Rijkswaterstaat een select gezelschap van zo’n 20 bedrijven uit om gezamenlijk oplossingen en veranderrichtingen te zoeken. ‘Daarbij zorgden we voor een goede mix van grote bedrijven en mkb-ondernemingen, en van bedrijven die al eerder met ons samenwerkten en partijen die dat nog niet deden’, legt Van Straten uit. ‘Net zoals we voor een breed georiënteerde vertegenwoordiging binnen Rijkswaterstaat zorgden. Van diverse onderdelen en diverse disciplines – projectmanagement, contractmanagement, technisch management en diverse adviseurs.’ Om de genodigde bedrijven uiteindelijk niet te bevoordelen, vonden ook enkele grotere bijeenkomsten plaats. Hier konden alle geïnteresseerde bedrijven aan meedoen en werden de verworven inzichten gedeeld en getoetst.
Mini-raamovereenkomst
Al deze sessies leverden 2 soorten ideeën op: meteen bruikbare, en bijzonder interessante maar wat meer experimentele visies. Van Straten: ‘Als eerste beklijfde het idee om tot een soort mini-raamovereenkomsten te komen, die tot de kern teruggaan. Zo doelmatig, effectief en efficiënt mogelijk, maar ook in staat om met onvoorziene omstandigheden te kunnen meebewegen. Op die basis zijn we nu de nieuwe raamovereenkomsten aan het maken.’
‘We moeten veel meer samen de opgave definiëren’
Transparantie
De meer experimentele ideeën vragen wat meer van Rijkswaterstaat en van de markt. Schlangen hoopt dat Rijkswaterstaat stoer genoeg is om ook daar handen en voeten aan te geven. ‘De ingrediënten liggen op tafel. De vraag is in hoeverre je af wil stappen van wat je kent.’ Dirkx ziet ‘samen’ als het toverwoord voor toekomstige aanbestedingen en raamovereenkomsten. ‘We moeten veel meer samen de opgave definiëren. Nu is vrijwel alles al ingevuld, voordat je als marktpartij mee gaat doen. Bepaal gezamenlijk de vraag en bedenk vervolgens samen de scope.’ Dat kan bijvoorbeeld in een gefaseerde of 2-fasenaanpak. Schlangen gooit een balletje op. ‘Stel nou dat je als Rijkswaterstaat zou zeggen dat degene die de verkenning “wint”, het volledige project mag gaan doen. Ik weet dat het niet past binnen het huidige inkoopbeleid, maar ik denk dat marktpartijen en Rijkswaterstaat in staat zijn om dat met bepaalde gedragsregels en transparantie over de prijsvorming goed in te vullen.’
Eerlijk geld voor eerlijk werk
Het veelvuldige contact tussen Rijkswaterstaat en de markt heeft de onderlinge sfeer zeker verbeterd. ‘Er was veel strijd’, zo blikt Schlangen terug. ‘De markt had het gevoel dat Rijkswaterstaat hen het vel over de neus trok, terwijl Rijkswaterstaat van bedrijven vaak vond dat ze op maximale winst uit waren. Nu zitten we meer op de lijn van eerlijk geld voor eerlijk werk.’ Zo ziet Van Straten het ook. ‘We hadden veel te veel een wij-zijgevoel. Waarbij de eigen positie en het eigen belang te veel werden verdedigd. In plaats van samen hetzelfde doel na te streven. Om dat te doorbreken heb je begrip en vertrouwen nodig, en daar is de laatste anderhalf jaar goed aan gewerkt.’
‘We zitten meer op de lijn van eerlijk geld voor eerlijk werk’
Verdienmodel
De sessies waren zeer constructief, stelt Dirkx tevreden vast. ‘Er is goed naar elkaar geluisterd. Bij het vinden van oplossingen stonden gezamenlijke belangen boven het eigen belang, ook bij Rijkswaterstaat.’ Door uit te leggen waar elkaars pijnpunten liggen, ontstaat er over en weer meer begrip. Zodat er, binnen de aanbestedingsregels, onder andere naar een manier kan worden gezocht waarop een marktpartij minder hoeft voor te financieren en al eerder (deels) krijgt uitbetaald. En wanneer Rijkswaterstaat bijvoorbeeld het verdienmodel van de marktpartij kent voor een project, zal het minder snel een aanvullende eis stellen die dat verdienmodel op de klippen laat lopen.
Leveranciersgesprekken
Rijkswaterstaat ziet de nieuwe raamovereenkomsten als een opstap naar nóg betere contracten bij de volgende ronde over 4 jaar. ‘Normaliter werd het team dat de raamovereenkomsten maakt, daarna ontbonden. Dat gaan we nu niet doen, het team blijft de ontwikkelingen volgen. Zodat we over 4 jaar niet opnieuw het wiel gaan uitvinden.’ Schlangen ziet al eerder mogelijkheden voor verbeteringen. ‘Ieder jaar vinden er formele en informele leveranciersgesprekken plaats. Het is aanbestedingsrechtelijk wellicht ingewikkeld, maar kijk eens of je dit daar een plek in kunt geven.’
Draagvlak
Met groeiend onderling begrip en vertrouwen, kunnen toekomstige raamovereenkomsten wat meer vrijheid bieden, denkt Van Straten. ‘We zijn, met wat vertraging, nu de contracttekst aan het schrijven. De start van de aanbesteding van de raamovereenkomsten staat in januari 2021 op de planning, waarbij we van 4 naar 2 raamovereenkomsten zijn gegaan. Er hebben zo veel bedrijven prettig meegedacht dat we verwachten dat onze oplossingen veel draagvlak zullen hebben.’ Wagemaker en Arcadis zullen er in ieder geval op inschrijven, zo verzekeren ze.
