Vlotte betaling door opdrachtgevers is van wezenlijk belang voor elk bedrijf. Advies- en ingenieursbureau Witteveen+Bos was hierover in gesprek met Rijkswaterstaat, toen de coronacrisis uitbrak. Resultaat is het Handelingskader Liquiditeit, waarmee Rijkswaterstaat de liquiditeit van marktpartijen helpt te verbeteren en hen extra wil steunen in deze bijzondere tijden.
Eind 2019 trok Witteveen+Bos bij Rijkswaterstaat aan de bel. ‘Ons werkkapitaal was veel te hoog’, zo vertelt algemeen directeur Karin Sluis. ‘En dat heeft gevolgen voor onze onderneming. Bij werkkapitaal gaat het namelijk om uren die al aan een project zijn besteed, maar die nog niet zijn betaald. Dit kan grote gevolgen hebben. Want je kosten lopen door, terwijl de opbrengsten pas later binnenkomen. Is die verhouding heel scheef, dan kan je liquiditeit in het gedrang komen.’
'Analyse leerde ons dat ons werkkapitaal voor Rijkswaterstaat relatief hoog was in vergelijking met andere opdrachtgevers’
Elkaar goed begrijpen
Witteveen+Bos ging met Rijkswaterstaat in gesprek. ‘Analyse leerde ons namelijk dat ons werkkapitaal voor Rijkswaterstaat relatief hoog was in vergelijking met andere opdrachtgevers’, vertelt Sluis. ‘Daarnaast doen we veel werk voor Rijkswaterstaat, waarbij het veelal om grote projecten gaat.’ Dorien Jongeneel, directeur Bedrijfsvoering en Projectbeheersing bij Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud, vertelt dat Rijkswaterstaat de vraag van Witteveen+Bos over het verbeteren van hun werkkapitaal meteen serieus nam. ‘Voor een markpartij gaat het om een serieus financieringsvraagstuk. Het is dus heel begrijpelijk om hierover met ons in gesprek te willen gaan. Tegelijkertijd is zo’n vraagstuk voor een overheidsorganisatie als Rijkswaterstaat ook een beetje een “ver-van-mijn-bed-show”. Wij laten onze financiering immers geheel aan het ministerie van Financiën, waardoor we dit soort zaken minder goed op ons netvlies hebben. Des te belangrijker is het dus om elkaar goed te begrijpen.’
Zicht op de betalingsketen
Het eerste gesprek tussen Witteveen+Bos en Rijkswaterstaat richtte zich daarom op onderling begrip. Jongeneel: ‘Het mooie was dat we toen ontdekten dat we elkáár konden helpen. Want ook al hebben we als Rijkswaterstaat zelf geen werkkapitaal, ook voor ons is het gunstig om tijdig te betalen en de betalingen voorspelbaar in het juiste kasjaar te doen. Wij rapporteren hierover immers aan de politiek.’ Sluis vult aan: ‘Samen hebben we uitgesproken dat we er iets aan gingen doen. Maar daartoe moet je ook de kern van de zaak doorgronden.’ Jongeneel vertelt dat het gesprek met Witteveen+Bos direct heel verhelderend was. ‘We kregen beter zicht op de hele betalingsketen. Denk aan raamovereenkomsten, aanbestedingen, uitvoering van ingenieursopdrachten, factureren, prestatieverklaringen en betalen. Dat is een lange keten, waar meerdere afdelingen en business units van Witteveen+Bos, maar ook meerdere afdelingen en diensten van Rijkswaterstaat bij betrokken zijn. Het gevolg is dat betalingen vaak lang op zich laten wachten, omdat er een heel proces aan vooraf gaat.’
‘We kregen beter zicht op de hele betalingsketen’
Positieve tendens
De noodzaak tot tijdig betalen werd nog urgenter toen de coronacrisis uitbrak en marktpartijen zich grote zorgen maakten over hun liquiditeit. Rijkswaterstaat kwam de markt tegemoet door een intern Handelingskader Liquiditeit op te stellen. Jongeneel stelt dat ‘de exercitie’ met Witteveen+Bos heeft geholpen bij het opstellen hiervan. ‘In ons handelingskader hebben we de markt toegezegd dat wij als Rijkswaterstaat betaaltermijnen in de contracten zo veel mogelijk terugbrengen naar 1 maand. In veel contracten was dat al zo, maar lang niet bij alle. Bij producten en diensten met lange doorlooptijden passen we waar mogelijk het betaalritme aan naar meerdere termijnen van 1 maand.’ Sluis is blij met deze belofte en ziet al resultaat. ‘We zien een positieve tendens in ons bedrijf, het werkkapitaal neemt af. We zitten nog niet op het gewenste niveau, maar dat is ook logisch. In nieuwe contracten met Rijkswaterstaat maken we betere afspraken over tijdig facturen. Maar we hebben ook nog veel langlopende projecten, waar we op basis van bestaande afspraken werken.’
Uniformere betaalafspraken
Jongeneel beaamt dat een goede stap is gezet en ziet ook bij Rijkwaterstaat resultaat. ‘Onze kasuitnutting is betrouwbaarder geworden en daar zijn we blij mee. Tijdig betalen is dus niet alleen goed voor de markt, maar ook voor Rijkswaterstaat.’ Jongeneel vervolgt: ‘Toch zijn we er nog niet. Dankzij Witteveen+Bos weten we nu bijvoorbeeld dat we in onze contracten allerlei verschillende betaaltermijnen hanteren. En dat we hier per project verschillend mee omgaan. Hier moeten we dus nog een slag in maken. Hoe? Door uniformere betaalafspraken op te nemen in contracten. Zo vereenvoudigen we de afhandeling in de praktijk, zowel voor de markt als voor Rijkswaterstaat. Dit nemen we ook mee in de nieuwe brede raamovereenkomst voor ingenieursdiensten, SO4.’ Sluis sluit af: ‘Ik ben heel blij met hoe Rijkswaterstaat met ons heeft meegedacht. En als dit ook op raamovereenkomstniveau tot betere afspraken leidt, is dat de kers op de taart.’
