Eerlijke en verse bonenkoffie uit een duurzame beker

Koffie, thee, chocolademelk, koud water – 8,5 tot 10 miljoen drankjes halen Rijkswaterstaatmedewerkers jaarlijks uit bijna 400 automaten op 92 locaties. Onlangs is voor het verzorgen van al deze dranken een nieuw contract afgesloten. ‘We wilden een kwaliteitsslag maken’, vertelt Jacqueline Wielink, adviseur facility management bij Rijkswaterstaat. ‘Dat verwachten mensen van ons, zeker nu ze thuis steeds vaker speciale koffie drinken. Maar centraal stond de wens om bij te dragen aan een eerlijke en transparante koffieketen. Daarmee sluiten we aan bij het rijksbrede beleid van de categorie catering. Ook aandacht voor circulariteit en duurzaamheid horen daarbij.’

Uitvraag: circulair, duurzaam en sociaal

Inkoopadviseurs Johan Moesman en Edwin Voskuilen van het Inkoop Uitvoeringscentrum van Rijkswaterstaat Corporate Dienst hielpen om de verschillende wensen te vertalen naar concrete uitvoeringseisen en gunningscriteria in de uitvraag. Voskuilen: ‘Voor circulariteit eisen we bijvoorbeeld dat de bekers een bepaalde kwaliteit hebben, zodat je ze goed kunt hergebruiken. Bovendien vragen we om hergebruik te stimuleren. Belangrijke gunningscriteria zijn de eerder genoemde eerlijke en transparante keten voor de koffie en circulariteit en duurzaamheid. Daarnaast keken we naar het CO_2-ambitieniveau op basis van de prestatieladder. Dat niveau hoeft een marktpartij niet meteen te halen. Het is mogelijk om daar binnen een bepaalde periode naartoe te groeien. Bijzonder is ook de proeftuin social return. Daarmee geven we de opdrachtnemer de ruimte om na de gunning met een plan van aanpak te komen voor het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.’

Uitdaging: transparante keten op grote schaal

Uiteindelijk kwam automatendienstverlener Selecta Nederland als meest geschikte partner uit de bus. ‘De rijksoverheid is sowieso een heel mooie partij om voor te werken’, vertelt nationaal accountmanager Ronald Geuverink. ‘Maar vooral de ambitie en mogelijkheid om een boost te geven aan het transparant maken van de koffieketen sprak ons aan. Het is een enorme uitdaging om dat grootschalig toe te passen. Daarom hebben we bij onze inschrijving ook 2 mkb-bedrijven betrokken: importeur This Side Up en koffiebrander Special Roast. Zij hebben veel ervaring met een transparante keten, wij met deze schaalgrootte. Zo kunnen we samen tot succes komen.’

Primeur dankzij samenwerking met mkb

Die samenwerking met het mkb past bij de ambitie van Rijkswaterstaat, vult Wielink aan. ‘We willen kleinere partijen graag kansen bieden om ertussen te komen binnen de markt. In dit geval zorgt die samenwerking ook nog eens voor een primeur. Met zijn drieën krijgen deze bedrijven het voor elkaar om alle deelnemers – van koffieboer tot automatenbeheerder – te benoemen en verantwoordelijkheid te geven. Al die informatie is terug te vinden in ons koffiepaspoort. Nog geen enkele andere rijkspartij is zo ver met een transparante keten.’ Geuverink: ‘We zijn blij dat we op deze manier de mensen onder aan in de keten stabiliteit kunnen bieden in hun levensonderhoud. We bieden een eerlijke prijs voor de volledige contractperiode. Dat maakt de relatief lange looptijd van 8 jaar extra zinvol. Zo krijgen niet alleen wij de mogelijkheid om te investeren en op te schalen, maar juist ook de koffieboeren.’

Gegarandeerd tevreden gebruikers

Toch is die transparante keten niet het enige speerpunt binnen de totale dienstverlening, benadrukt Geuverink. ‘We richten ons in eerste instantie ook nadrukkelijk op de tevredenheid van gebruikers. Dan gaat het vooral om smaak en beleving – naast het eerlijke verhaal over koffie.’ Voskuilen: ‘Selecta geeft ons de garantie dat gebruikers bij bonenkoffie minimaal een 8,5 scoren op tevredenheid en bij instantkoffie een 7,9. Dat is ruim boven de door ons geëiste 7. Om te testen hoe reëel dat is, hebben ze na gunning een verificatietest gedaan. Ongeveer 30 mensen hebben verschillende koffierecepten geproefd. Daar is de beste uitgekozen. ’ Geuverink: ‘In ons aanbod zaten opties met instantkoffie en met verse bonen. We zijn blij dat Rijkswaterstaat vol voor de kwaliteitsimpuls met verse bonenkoffie gekozen heeft. Want met instant is zo’n goed cijfer echt een uitdaging.’ Om de tevredenheid van de gebruikers goed te volgen, wil Selecta 1 of 2 keer per jaar enquêtes uitzetten en de mogelijkheid bieden om een beoordeling te geven via QR-codes op de automaten.

Meer ketensamenwerking

En er is meer, want met eerlijke én lekkere koffie uit een duurzame beker is het plaatje nog steeds niet compleet. Ook over alle zaken daaromheen is goed nagedacht. Geuverink: ‘Neem de verpakking. Normaal komt koffie in pakken van 1 kilo. Wij kiezen voor herbruikbare tonnetjes van 5 kilo. Dat is uniek en het scheelt heel veel verpakkingsmateriaal. De verpakkingen van de overige ingrediënten gaan bovendien weer mee terug naar de fabriek om ze te recyclen. Daar kunnen we dan bijvoorbeeld koffietrays van maken. Ondertussen zijn we al bezig om nog een stapje verder te gaan door ketensamenwerking met andere partijen. Zo zijn we in gesprek met de catering, de afvalverwerking en de schoonmaak. Er zijn genoeg mogelijkheden om de hele keten nog verder te optimaliseren.’

Corona zorgt voor lastige start

Selecta is al sinds eind augustus 2020 aan de slag voor Rijkswaterstaat. Door thuiswerken als gevolg van corona profiteren nog maar weinig medewerkers van het nieuwe contract. Geuverink: ‘Bij de rijksoverheid zien we een daling in de consumpties van 60 tot 80 %. Op veel locaties zijn nauwelijks mensen aanwezig. Dan heeft het ook geen zin om daar van start te gaan. We schalen pas op als er weer meer mensen naar kantoor komen. Dat is wel zo duurzaam. Deze situatie is niet alleen lastig voor onszelf, maar zeker ook voor de koffieboeren aan het begin van de keten waarmee we samenwerken. We willen proberen continuïteit te bieden, zodat zij goed kunnen inspelen op onze behoefte. Daar is nu extra veel afstemming voor nodig.’

Soepele samenwerking

Corona mag dan roet in het eten gooien, de samenwerking met Rijkswaterstaat verloopt soepel. Geuverink: ‘We zijn superblij. Na de eerste kennismaking zijn we voortvarend begonnen met de praktische afstemming over bijvoorbeeld het plaatsen van de automaten en het inrichten van klantprocessen. We hebben het startpunt bepaald en houden elkaar op de hoogte van de vorderingen. We plannen ook frequente evaluatiemomenten in om elkaar te versterken en te inspireren. Dit maakt mijn werk zo interessant.’ Wielink: ‘Ik vind dit een schoolvoorbeeld van partnership, zeker in deze roerige tijd. We hebben allebei expertise op het gebied van bedrijfsvoering en bundelen nu onze krachten. Dat heeft ook resultaat: we krijgen regelmatig complimenten over de smaak.’ Geuverink: ‘Daar doen we het voor!’