In 4 stappen van toets naar beslissing in de Corridorstudie Amsterdam-Hoorn
Hoe lang de voorbereiding van een project ook is, ooit valt er een beslissing. Dit moment gaat gepaard met een woud aan toetsen en analyses van het rapport. Vervolgens destilleert de opdrachtgever bij DG Bereikbaarheid hier een transparant advies uit aan de minister. Hoe dit werkt, leest u in dit artikel aan de hand van de Corridorstudie Amsterdam – Hoorn.
‘Wordt het project voldoende beheerst voor de volgende fase?’
Stap 2: de Gate Review
De Gate Review is een gestandaardiseerde aanpak voor aanleg- en onderhoudsprojecten om vóór fase-overgangen de projectbeheersing te toetsen. De review is verplicht voor alle MIRT-projecten vanaf 20 miljoen euro. De Gate Review wordt geleverd aan de opdrachtgever. Over de Gate Review als oplossing voor de soepele fase-overgang zijn meerdere meningen mogelijk.
Hoe werkt de Gate Review?
In de Gate Review toetst een reviewteam van ervaren adviseurs en managers uit de eigen organisatie of de risico’s voldoende beheerst worden om door te kunnen gaan naar de volgende fase. De reviewers bestuderen vooraf de projectinformatie en houden interviews met de opdrachtgever, projectmanager en individuele projectmedewerkers. Door kritisch dóór te vragen, toetsen zij of het project voldoende beheerst wordt en bepalen zij het risicoprofiel.
Wat levert de Gate Review op?
Loek van Schie:
‘We richten ons niet op de kwaliteit van de verkenning, maar wel op hoe het project gesteld staat voor de volgende fase. Dat gaat bijvoorbeeld om voldoende goede mensen, een budget dat toereikend is, risicomanagement, stabiele planningen, stabiliteit van de projectscope. Met onze stevige collegiale blik vinden wij regelmatig tekortkomingen, waarvoor eerst een oplossing moet worden gevonden.’
Loek van Schie, Projectmanager Gate Review:
‘Wat wij vaak zien, is dat het planstudieteam druk is met allerlei producten en toetsen die opgeleverd moeten worden. Of er na hen een team klaarstaat voor de contractvorming en realisatie is voor de organisatie van Rijkswaterstaat heel belangrijk, maar dat kun je niet van het planstudieteam vragen. Vaak staat dit ook niet in hun opdracht. Interne opdrachtgevers, zowel bij de regionale dienst als bij GPO of PPO, moeten zorgen voor een goede overdracht. In de praktijk blijkt dat ongeveer de helft van onze aanbevelingen betrekking heeft op de projectorganisatie. Voor de andere helft liggen onze aanbevelingen op het terrein van de opdrachtgever, juristen en contractmanagement.’
Het belang van de Gate Review
De vraag is wie belang heeft bij de Gate Review. Is het voor Rijkswaterstaat een goed instrument om kritisch naar het eigen project te kunnen zijn? Of levert de Gate Review informatie voor het ministerie om andere overwegingen te maken bij de fase-overdracht van een project naar Rijkswaterstaat?
Programmamanager Luc de Vries, DGMo:
‘Misschien beoogt Rijkswaterstaat met de Gate Review vooral te meten of er voldoende kwaliteit aanwezig is in eigen huis voor de volgende fase. Vervolgens vraag ik me af hoeveel je hiervoor op moet tuigen. Overdracht en kennis organiseren voor de volgende fase zou voor een projectorganisatie vanzelfsprekend moeten zijn. Je zou ook de projectleider van de volgende fase een half jaar van te voren mee kunnen laten draaien in de verkenningsfase voordat het project wordt overgedragen naar Rijkswaterstaat. Dat geeft meer continuïteit en kennisverdieping vanuit mensen die al eerder aan het project hebben gewerkt en ook goed zicht hebben op risico’s voor de vervolguitwerking.’
Reactie Loek van Schie:
‘Rijkswaterstaat werkt in de overgang van planvorming naar realisatie steeds meer met geïntegreerde teams waarin zowel planstudie als realisatiekennis zijn opgenomen. Toch is het van belang dat zowel de organisatie als het projectteam zich kunnen vergewissen of het project voldoende beheerst wordt voor de volgende fase. Met dit collegiale advies kunnen de opdrachtgevers van Rijkswaterstaat hun voordeel doen. Een goede beslissing voor Rijkswaterstaat is óók een goede beslissing voor het ministerie.’
