De markt toetst zichzelf

Vanwege de aard en de omvang van het project A1 Apeldoorn-Azelo ligt contractbeheersing met SCB volgens Erik de Jonge van Rijkswaterstaat GPO voor de hand. ‘SCB is een goed instrument om het contract met een marktpartij op basis van het eigen kwaliteitssysteem van de marktpartij te beheersen. Voor kleinere projecten lenen andere manieren van contractbeheersing zich wellicht beter, omdat SCB een hele organisatie vergt.’

Kwaliteitssysteem

In de contractbeheersing staan bij A1 Apeldoorn-Azelo de procesrisico’s centraal. Risico’s worden allereerst door het projectteam van Rijkswaterstaat gekwantificeerd en per risico wordt gekeken, hoe dit optimaal beheerst kan worden. Dit kan zijn door interactie, toetsing of interventie. Het kan hierbij gebeuren, dat het grootste risico niet wordt getoetst, maar bijvoorbeeld wordt meegenomen in de interactie. Voor de toetsen is het uitgangspunt dat steeds bewijs opgehaald wordt dat de marktpartij de getoetste processen beheerst en uitvoert volgens het eigen kwaliteitssysteem.

Rijkswaterstaat toetst hierbij op de grootste zorgen die er zijn ten aanzien van de processen. Het is aan de marktpartij om te laten zien dat de risico’s waarover Rijkswaterstaat zich zorgen maakt worden beheerst en dat de marktpartij werkt conform zijn eigen kwaliteitssysteem. Als de marktpartij bij de beantwoording van de toetsvragen aantoont dat de zorg van de opdrachtgever onterecht is, kan de kwantificering van het risico worden verlaagd. Dit kan ervoor zorgen dat dit proces in volgende toetsingen niet meer wordt getoetst.

Wat als er wél bevindingen zijn?

Het eigen kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer is dan een belangrijke pijler. Bij de A1 Apeldoorn-Azelo werkte het ingenieursbureau bij een aantal processen niet volgens het kwaliteitssysteem. ‘Het is dan aan de opdrachtnemer om correctieve maatregelen te nemen om de geconstateerde bevindingen te herstellen. Bovendien moeten corrigerende maatregelen ervoor zorgen dat de risico’s ook voor de toekomst beheerst worden,’ legt Erik uit. Deze handelswijze sluit aan bij de veel voorkomende ISO-certificering van de opdrachtnemer om verbeteringen door te voeren én om negatieve bevindingen voor de toekomst te voorkomen. ‘Bij een volgende toets laat ik alle geconstateerde bevindingen uit de laatste toets terugkomen om te kijken wat er met de bevindingen is gedaan binnen de organisatie van de marktpartij. Niet iedereen doet dat’.

In het contractbeheersplan is beschreven hoe de SCB voor de A1 Apeldoorn-Azelo is ingericht. Onder dit plan hangt het toetsplan, met als kenmerk dat in dit plan altijd zes maanden vooruit en drie maanden terug wordt gekeken. Iedere drie maanden wordt het toetsplan geactualiseerd. Erik: ‘Binnen de toetsen zorgen we voor een goede mix van systeem-, proces- en producttoetsen. Na afloop van elke cyclus van drie maanden worden de uitgevoerde toetsen geëvalueerd en krijgen wij een goed beeld hoe de marktpartij werkt en of we als Rijkswaterstaat kunnen steunen op zijn kwaliteitsmanagementsysteem. Een voordeel van deze aanpak, waarbij gedoseerd en gericht wordt getoetst, is dat de marktpartij ook niet overladen wordt met toetsen. Alle marktpartijen waarmee ik tot nu toe heb gewerkt omarmen het. We maken er samen mooie stappen mee en beperken zo de faalkosten.’

Meetgegevens vergelijken

In het toetsverslag worden de toetsvragen gekwantificeerd als positieve of negatieve bevindingen. Bij negatieve bevindingen constateer je dat het onderwerp in ieder geval voor verbetering in aanmerking komt. Maar ook bij een positieve bevinding kan een verbetering nodig zijn. Daarnaast wordt bij een producttoets niet het product zelf beoordeeld, maar worden de meetgegevens van Rijkswaterstaat en van de marktpartij vergeleken. Als de meetgegevens bij producttoetsen overeenkomen kan geconstateerd worden dat in breder verband kan worden vertrouwd op de gegevens van de marktpartij. Een andere situatie doet zich voor als de marktpartij zelf een afwijking constateert. ‘Als wij dit constateren en vervolgens zien dat de juiste opvolging wordt gegeven aan deze afwijking, dan is dat een positieve bevinding. Hieruit blijkt de marktpartij zijn eigen werk controleert, hierbij afwijkingen constateert, de afwijkingen herstelt en corrigerende maatregelen treft om te voorkomen dat afwijkingen opnieuw optreden met mogelijke faalkosten.’

Discussies, interpretaties en bevindingen

Verschillen van inzichten zijn er tijdens het toetsproces volgens Erik nauwelijks. ‘Discussies over het interpreteren van eisen wel, echter voer je deze zoveel mogelijk al aan de voorkant. Door de modelcontracten die we gebruiken is er steeds minder ruimte voor interpretatie. Het contract met het ingenieursbureau is bijna afgerond. Op dit moment hebben wij geen bevindingen meer.’

Meer informatie:
Erik de Jonge, tel. 06 534 297 20 erik.de.jonge@rws.nl

Systeemgerichte contractbeheersing

SCB voor contracten met kwaliteitsmanagement

Rijkswaterstaat gebruikt sinds 2003 systeemgerichte contractbeheersing bij contractvormen waarvan de inkoop onder kwaliteitsmanagement plaatsvindt. De opdrachtnemer borgt daarin zelf de kwaliteit van het geleverde product via het eigen kwaliteitsmanagementsysteem. Rijkswaterstaat voert risicogestuurde toetsen uit en gebruikt hiervoor het Kader Contractbeheersing.