Gate Review biedt stevige collegiale blik op proces

De kracht van de Gate Review

De Gate Review onderzoekt belangrijke faseovergangen, doorgaans een spannend moment in een project. Hij levert voor ieder project dat gereviewd wordt een advies op aan opdrachtgevers over het beheersen van de volgende fase. De kwaliteit van de toetsers is ons succes, hun stevige collegiale blik levert veel inzichten op. Doordat zij in soortgelijke projecten werken, kunnen ze goed spiegelen wat er speelt.

Welke projecten doen een Gate Review?

In alle aanlegprojecten die de 20 miljoen euro te boven gaan, is de Gate Review verplicht. Zou het niet verplicht zijn, dan is de meerwaarde zodanig dat we denken dat projecten zich uit eigen beweging ook melden. De Gate Review bewijst zichzelf. Bij onderhoudsprojecten is de Gate Review niet verplicht, maar ’risicogestuurd’.

Wat toetsen jullie?

De Gate Review toetst hoe het project is ingebed in de organisatie. Het is dus géén producttoets, dat zit al in de voortoets van PVP. De reviewers focussen op organisatievragen en hebben daarvoor zes hoofdthema’s. Het gaat er bijvoorbeeld om of er voldoende en goed toegeruste mensen zijn, voldoende budget, hoe het risicomanagement wordt aangepakt en of de planning stabiel is. Op alle thema’s signaleert de Gate Review regelmatig tekortkomingen.

Wat zijn veelvoorkomende tekortkomingen?

De projectscope blijkt nogal eens instabiel. Soms zitten er ook open einden aan de besluitvorming binnen de eigen organisatie. Ook blijkt regelmatig dat in de projectorganisatie de capaciteit voor de volgende fase nog onvoldoende is ingevuld. Overigens is doorgaans de helft van de aanbevelingen voor het projectteam en de andere helft voor de opdrachtgever.

Hoe komt het dat deze risico’s niet beheerst worden?

Vaak kennen projectteams deze risico’s wel en hadden ze deze terug moeten leggen in de lijnorganisatie. Soms zijn het juridische risico’s, zijn de contracten onvoldragen of is er onvoldoende budget. Dit soort knelpunten zouden eigenlijk aan de voorkant geregeld moeten worden. In de praktijk kan een Gate Review helpen om hier extra managementaandacht voor te krijgen.

Bij veel infrastructuurprojecten zijn vaak andere overheden betrokken, hoe werkt dat?

Veel projecten worden samen opgepakt met provincies of waterschappen. Deze betrekken de toetsers bij de Gate Review door vertegenwoordigers / ervaringsdeskundigen van de samenwerkende partijen in het reviewteam op te nemen. Dit zorgt ook voor draagvlak bij de andere overheden. Er is vaak maatwerk nodig. Dat betekent dat de reviewers aan de voorkant beoordelen of de kaders van Rijkswaterstaat of die van een andere overheid gelden.

Vanuit het HWBP komen er veel dijkprojecten aan. Kunnen jullie de Gate Review ook combineren met andere toetsen?

Het HWBP organiseert een eigen proces van reviews en toetsen voor projecten die uitgevoerd worden door waterschappen. In enkele gevallen heeft het Rijk zelf dijken in beheer die versterkt moeten worden, deze zijn in het MIRT opgenomen voor deze projecten. Voor deze projecten kijken de reviewers of de reikwijdte van de HWBP-subsidietoetsen en de Gate Reviews bij elkaar passen. Bij de dijkversterking Marken blijkt dat het inderdaad te combineren is. Om dubbel toetsen te voorkomen worden de toetsen ‘op maat’ gecombineerd.

Wat is de positie van de Gate Review binnen de grote hoeveelheid toetsen in projecten?

Bij langlopende besluitvorming hebben projecten te maken met diverse product- en procestoetsen waaronder de Gate Reviews. Projecten ervaren een hoge toetsbelasting bij alle toetsen. Toch blijkt duidelijk de meerwaarde van de Gate Review binnen het totale speelveld. Vanwege het karakter van een stevige collegiale review heeft een projectteam als pilot de keuze gehad om een eigen selectie te maken welke toetsen op hen van toepassing waren, daar hoorde de Gate Review zeker bij.

Bij Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) toetst de opdrachtnemer zichzelf. Hoe kijken jullie daar tegenaan?

Bij de faseovergang komen de reviewers SCB tegen in de relatie met de aannemer. SCB heeft zich flink doorontwikkeld en dat selfassessment leidt tot een volwassen relatie met de opdrachtnemers. De projectteams van Rijkswaterstaat kunnen op die manier beoordelen of de opdrachtnemers op de goede weg zijn. Het is het overwegen waard om zo’n selfassesment ook in te zetten voor de ‘eigen’ interne kwaliteitsborging van het projectteam.

En hoe toetsen jullie jezelf?

In de Jaaranalyse Gate Reviews staan telkens de ‘rode draden’ uit alle gehouden Gate Reviews. Die laat al jaren een stabiel beeld zien. Het blijkt voor de organisatie niet gemakkelijk om te leren van eerder uitgevoerde Gate Reviews.

Meer informatie:
Loek van Schie tel. 06 512 861 61 Astrid Haitsma: 06 151 692 41

Bureau Gate Reviews