Het twee-fasen proces helpt om risico’s rond met name grote infraprojecten te beheersen, voor opdrachtgever én opdrachtnemer. Rijkswaterstaat, juristen en vertegenwoordigers uit de bouwwereld zijn bezig met het verkennen en uitwerken van dit instrument. Ook worden de eerste ervaringen opgedaan bij concrete projecten. ‘Allemaal hebben we de behoefte om het risicoprofiel van een opdracht al vooraf realistisch in te kleuren.’
Het twee-fasen proces is een van de maatregelen uit het plan van aanpak ‘Op weg naar een vitale infrasector’. Dit in maart 2020 verschenen rapport is het startpunt voor een traject waarin Rijkswaterstaat en marktpartijen samenwerken aan een vitalere, innovatievere en productievere grond-, weg- en waterbouwsector. Advocatenkantoor Stibbe deed op eigen initiatief onderzoek naar het twee-fasen proces onder direct betrokken bestuurders en juristen bij grote bouwbedrijven en belangenorganisaties uit de bouwsector. Dit leidde tot een voorstel van het kantoor om te gaan voor een risicogestuurde aanpak van de inrichting van het twee-fasen proces. De kansen en mogelijkheden van het twee-fasen proces zijn legio, betogen 4 betrokken en bevlogen deskundigen.
‘Hoofddoel van een twee-fasen proces: voorkomen van gedoe tijdens de bouwfase’
Belangrijkste les
Ingmar de Groot en Iris Hendriksen zijn als juristen bij Stibbe bij het onderzoek betrokken. ‘Wij hebben als kantoor veel ervaring met grote infrastructurele projecten waarin met een aanpak in 2 fasen wordt gewerkt’, licht Hendriksen toe. De Groot vult aan: ‘De belangrijkste les die we trekken, is dat je in het twee-fasen proces heel duidelijk moet vastleggen hoe je van fase 1 naar fase 2 beweegt. De vaststelling van de risico’s, de planning en de prijs moeten heel precies zijn opgeschreven, anders kun je alsnog tegen problemen aanlopen.’
Gedoe voorkomen
De Groot stelt dat het hoofddoel van een twee-fasen proces – kort gezegd – het voorkomen van gedoe tijdens de bouwfase is. ‘In de huidige situatie worden projecten vooral gegund op prijs. Wie de beste – lees: laagste – prijs offreert, krijgt de klus. De risico’s in een project zijn dan over het algemeen niet volledig afgekaart of ze worden – om te voorkomen dat het werk wordt verloren – niet voldoende ingeprijst. Dat kan tijdens de werkzaamheden tot lange discussies leiden. Extra kosten en meerwerk zijn dan een onderdeel van lange onderhandelingen, met aan het eind over het algemeen meer verliezers dan winnaars.’ Sander Dekker, directeur van Heijmans Infra, herkent dit. ‘Gunnen op de laagste of economisch meest voordelige prijs ging meestal goed’, zegt hij. ‘Tot het moment dat het ontwerp verder werd uitgewerkt en de specifieke risico’s van een complex project aan het licht kwamen. Dan moesten opdrachtgever en opdrachtnemer opnieuw met elkaar in gesprek en dat verliep lang niet altijd zonder frictie. In de bouwwereld merkte je dat het niet langer kon, op deze manier. Er moest echt iets veranderen om te voorkomen dat we door een onevenwichtige risicoverdeling met verlies gingen werken. Gelukkig zit Rijkswaterstaat op hetzelfde spoor. Allemaal hebben we de behoefte om het risicoprofiel van een opdracht al vooraf realistisch in te kleuren. Dat is denk ik voor alle partijen de meest wezenlijke stap vooruit.’
Aanbiedingsontwerp
Dekker ziet als groot voordeel van een twee-fasen proces het opschuiven van het moment waarop partijen een ontwerp dienen te maken en zich committeren aan een vaste prijs. ‘In de huidige situatie maken alle inschrijvende partijen al in de aanbestedingsfase een aanbiedingsontwerp en bijbehorende prijs. Dit betekent dat ook de partijen die het werk niet krijgen veel kosten maken voor iets waar ze vervolgens geen “beloning” voor krijgen. In de twee-fasen aanpak gebeurt dat niet meer en dat scheelt transactiekosten en aanbestedingstijd. Bovendien wordt het ontwerp in fase 1 in samenwerking met de opdrachtgever gemaakt. Dat levert een vruchtbare dialoog op en verlaagt het risico op onjuiste inschattingen. Je kunt veel meer aandacht besteden aan het in kaart brengen van risico’s die tijdens het werk een rol spelen. Zo voorkom je veel discussies achteraf.’
Realistische prijs
Het werk doen tegen een realistische prijs is één van de hoofddoelen van het inzetten van een twee-fasen proces. Hendriksen benadrukt dat dit in het twee-fasen proces beter is geborgd. ‘Tegelijkertijd is het van belang dat contracten na een go van de opdrachtgever meteen goed moeten zijn ingericht. In dat proces is een rol voor juristen weggelegd: wat goed is geformuleerd in een contract, levert minder frictie op tijdens de eerste en de tweede fase.’ De Groot vervolgt: ‘In deze nieuwe aanpak is er altijd een grote wisselwerking tussen de juridische aspecten van het werk en de manier waarop een aannemer de klus aan kan pakken. Tussen dat juridische en dat technische blijft een spanningsveld ontstaan. Alleen maken we dat in het twee-fasen proces zo klein mogelijk.’
‘Onze insteek is om via een reeks experimenten ervaring op te doen met het twee-fasen proces’
Experimenten in echte projecten
Max van Heijst, waarnemend directeur Inkoop en Contractmanagement bij Rijkswaterstaat Grote Projecten en Onderhoud, is het met Hendriksen, De Groot en Dekker eens dat er nieuwe kansen liggen. ’Met name in de voorfase en in de eerste fase van het twee-fasen proces. Belangrijk is nu dat we via experimenten in echte projecten samen met de markt laten zien hoe het werkt. Onze insteek is om via een reeks experimenten ervaring op te doen met het twee-fasen proces en lessen en verbeteringen te benutten in volgende projecten. Onze eerste ervaringen deden we op bij projecten zoals de Nijkerkerbrug, de Krib- en oeververlaging Pannerdensch Kanaal en de aanbesteding van de renovatie van de IJsselbruggen in de A12. Ook bij de aanbesteding van de renovatie van de Prinses Marijkesluis passen we het twee-fasen proces toe. Het volgende ijkpunt is de toepassing van het twee-fasen proces bij een groot integraal project, de verbreding van de A27 Houten - Hooipolder, waar we voor de zomer de aanbesteding starten van het tracé Everdingen - Hooipolder.’
Webinar: vruchtbaar van gedachten wisselen
Begin dit jaar organiseerde Stibbe een webinar over het onderzoek naar en de inrichting van het twee-fasen proces. Vertegenwoordigers uit de bouwwereld, Rijkswaterstaat en de landsadvocaat leverden een bijdrage en gingen onder leiding van David Orobio de Castro, advocaat bij Stibbe, met elkaar in gesprek. Tijdens het webinar werd vruchtbaar van gedachten gewisseld over het twee-fasen proces. Ook kwam naar voren dat alle betrokken partijen nog steeds behoefte hebben aan verdiepende gesprekken.
Scope vaststellen
Van Heijst benadrukt dat samenwerking heel belangrijk is. ‘Als Rijkswaterstaat proberen we al in de aanbesteding bij te dragen aan de dialoog met wat het werken in een twee-fasen proces van ons vraagt wat betreft deskundig opdrachtgeverschap en een heldere aanpak van de besluitvorming. Technisch-inhoudelijke kennis is cruciaal voor het afronden van het ontwerpproces in de eerste fase. Omdat het werken in 2 fasen veel vraagt, is het per project goed om van tevoren vast te stellen welke onderdelen je in het twee-fasen proces onderbrengt. Alleen de risicovolle onderdelen of het integrale project? Voor het tracé A27 Everdingen - Hooipolder kiezen we voor een twee-fasen aanpak bij de risicovolle onderdelen.’
Solide Fundament
‘Het is belangrijk dat het hele team de gekozen aanpak draagt’, stelt Van Heijst. ‘Alleen dan kun je afspraken ook succesvol vertalen naar het werk. Het is belangrijk om dit samen te ontwikkelen, met inzet van al onze kennis. Op basis van de eerste ervaringen uit de lopende experimenten stellen we een handreiking twee-fasen op. Dat doen we samen met de markt, binnen het overleg van de Taskforce Infra. Deze handreiking is geen blauwdruk, maar we bouwen zo wel aan een solide fundament onder het twee-fasen proces.’
