Met de aanbesteding circulaire kantoorinrichting koos de rijksoverheid bewust voor een aanjagersrol op duurzaamheidsgebied. Dat heeft, mede door de omvang van de opdracht, de markt flink in beweging gebracht. Rijkswaterstaat is als categoriehouder eindverantwoordelijk voor de opdracht. De ervaringen die Rijkswaterstaat en markt samen opdoen, worden meegenomen in nieuwe aanbestedingen. ‘Tijdens het traject leer je steeds bij.’
Overheid en bedrijfsleven willen dat de Nederlandse economie in 2050 circulair is. Dat kantoorinrichting bij de Rijksoverheid in deze transitie vooroploopt, heeft ook een simpele reden, vertelt Tamara van Vastenhoven, categoriemanager Werkplekomgeving bij Rijkswaterstaat en hoofdverantwoordelijk voor de rijksbrede inkoopstrategie en resultaten van de categorie. ‘We wisten al langer dat we richting minder kantoren en minder kantoormeubilair gingen. Dat maakt het logisch om, voor zover dat kan, te stoppen met nieuwe inkoop en te gaan werken met meubilair dat overtollig raakt.’ De met afstand grootste aanbesteding op dit gebied in Nederland werd in 2017 onderverdeeld in 4 percelen en 4 raamovereenkomsten; in 2018 volgde nóg een overeenkomst. Deze contracten gelden maximaal voor 10 jaar, met tussentijdse verlengingen na 3, 6 en 8 jaar. Dit geeft zowel de overheid als leveranciers tijd om dit pionierswerk goed op de rails te krijgen.
‘Leveranciers krijgen te maken met een andere inrichting van hun werk. Niet lineair, maar circulair’
Ambities
‘Bij contracten van 4 jaar zorgen leveranciers er vaak vooral voor dat ze zich aan de afspraken houden’, stelt Hans Bloemendaal, sustainability manager bij NowyStyl, uitvoerder van de raamovereenkomst met onder andere Rijkswaterstaat. ‘In deze overeenkomst ben je samen iets aan het opbouwen. Je beweegt met elkaar mee, overlegt met elkaar over de knelpunten en vergroot je ambities wanneer zich daar kansen voor aandienen.’ Marieke van Weerdhuizen is contractmanager Rijkscategorie Werkplekomgeving Kantoorinrichting bij Rijkswaterstaat en verantwoordelijk voor het contract en leveranciersmanagement van de categorie. Ze beaamt volmondig dat de samenwerking wordt gezocht met de leveranciers. ‘Vanaf het begin stellen we eisen en verwachten we resultaten. Maar we zoeken wel gezamenlijk naar de beste weg om dat te bereiken.’
Circulariteitseisen
Vooral aan het begin van die weg ligt een aantal hobbels, weet Van Vastenhoven: ‘In de beginperiode hebben we bijvoorbeeld duidelijke afspraken gemaakt over wat wel en niet herbruikbaar is, en de verwachte opleverkwaliteit van een refurbished meubelstuk. Als daar niet aan voldaan kan worden, kom je niet onder nieuwkoop uit. Daar stellen we dan vanzelfsprekend wel de hoogste circulariteitseisen aan.’ Leveranciers krijgen te maken met een andere inrichting van hun werk. Niet lineair, maar circulair. Dit brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, waar Van Vastenhoven zeker begrip voor heeft. ‘Het vergt absoluut wat van onze leveranciers. Denk aan een systeemverandering, wat ertoe kan leiden dat een bedrijf nieuwe investeringen moet doen. Maar we hanteren wel een gouden regel: een refurbished kantoormeubel mag nooit meer kosten dan nieuw meubilair. In de praktijk zien we dat dit ook goed haalbaar is voor de leveranciers.’
Van ladenblok naar locker
Wat er over 10 jaar bereikt moet zijn, is niet exact vastgelegd. Uitgangspunt is wel dat aankoop van nieuwe kantoorinrichting dan nog maar sporadisch nodig is en het gebruik van primaire (eindige) grondstoffen richting de 0% gaat. ‘Kantoren zijn dynamisch’, stelt Van Weerdhuizen. ‘Het worden steeds meer plekken om bijeen te komen: iets wat door corona alleen nog maar versterkt wordt. De vaste bureauplekken worden steeds meer vervangen door flexplekken. Daardoor verandert de inrichting en moet je inventief blijven om de circulariteit te waarborgen. We hebben nu bijvoorbeeld een leverancier die van de overbodig geworden ladenblokken lockers kan maken. Dat is geweldig.’
‘Het is een prachtige uitdaging om samen te werken met een opdrachtgever die een voortrekkersrol vervult en een hoog ambitieniveau heeft’
Schaalgrootte
Door deze grote aanbestedingen heeft de rijksoverheid de markt flink in beweging gezet. Dat merkt ook Rick Veenendaal, manager circulaire economie bij Gispen. ‘In 2017 zijn 2 raamovereenkomsten aan ons gegund. Met name door de schaalgrootte heeft dat bij Gispen zeker voor een verschuiving gezorgd. Omdat nu een flink groter deel van onze omzet circulair is, kost het me geen enkele moeite meer om medewerkers hierin mee te krijgen.’ Frans Schelen, sales manager bij Ahrend en uitvoerder van de raamovereenkomst met de Belastingdienst, vult aan: ‘Het is belangrijk om bij het begin van het contract samen de standaarden af te spreken van waaruit je gaat werken. Voor ons is het een prachtige uitdaging om samen te werken met een opdrachtgever die een voortrekkersrol vervult en een hoog ambitieniveau heeft.’
Steeds bijleren
De raamovereenkomsten gingen in 2017 en 2018 van start. De ervaringen die de afgelopen 3 jaar zijn opgedaan, worden weer meegenomen in nieuwe aanbestedingen. Van Weerdhuizen: ‘Tijdens het traject leer je steeds bij. Je ontdekt wat goed werkt en wat minder. Waar bijvoorbeeld in de contracten uit 2017 leveranciers verantwoordelijk waren voor alle verschillende producten binnen de kantoorinrichting, hebben we nu in een nieuwe aanbesteding sterker naar specialisten gezocht. Zoals een stoelenfabrikant die zijn markt tot in de vezels kent en perfect weet wat de mogelijkheden zijn voor het verbeteren van hergebruik en het verlengen van de levensduur van die specifieke producten.’
Geen schoolmeester
Binnen de circulaire contracten is het cruciaal om de voortgang te kunnen monitoren. Daarvoor zijn onder andere KPI’s (kritische prestatie indicatoren) afgesproken. Van Weerdhuizen: ‘Dat doen we deels samen met de leveranciers. Elk kwartaal maken zij een rapportage en gaan we met ze om de tafel om te bespreken hoe het loopt.’ Van Vastenhoven legt uit: ‘Kunnen sturen op duurzame resultaten is in dit stadium nog niet zaligmakend. Maar we gaan wel steeds meer die kant op, de leveranciers zijn daar steeds beter toe in staat.’ Schelen vult aan: ‘De KPI’s zijn geen statisch gegeven. In feite stel je elk kwartaal je doelstellingen bij. Soms omhoog omdat het kan, en soms moet je even pas op de plaats maken.’ Bloemendaal geeft aan dat Rijkswaterstaat zich hierin niet als een schoolmeester opstelt. ‘Wij nemen op onze beurt hun rol eveneens onder de loep. En zo komen we samen verder.’ Veenendaal: ‘Een belangrijke aanpassing is bijvoorbeeld dat de rijksoverheid heeft losgelaten dat we alleen kantoormeubilair van de rijksoverheid hergebruiken. We mogen het nu ook ergens anders vandaan halen.’
Monitoringstool
Voorlopig is het ingewikkeld om erachter te komen hoe goed de Categorie, de rijksorganisaties en de leveranciers bezig zijn. Een flinke stap in de goede richting is de monitoringstool die NIBE en CE Delft voor Rijkswaterstaat hebben ontwikkeld. De door de leveranciers aangeleverde cijfers gaan jaarlijks in de tool, waarna er, voor de 6 belangrijkste productgroepen binnen de kantoorinrichting, gegevens uitrollen over onder andere de mate van circulariteit en de vermindering van de CO2-uitstoot. Zo bestaat een nieuw ingekocht meubelstuk voor 50% uit recycled en/of hernieuwbaar materiaal en zorgt de inzet van een refurbished bureau of stoel voor 90% minder CO2-uitstoot. Iedereen toont zich tevreden over de tool.
‘Dat leveranciers graag willen meedenken, geeft aan dat zij het belang van deze groeiende markt voluit erkennen’
NEN-norm
Een andere belangrijke stap is de ontwikkeling van een nieuwe NEN-norm, ofwel de circulaire richtlijn NPR 8313. Hiervoor is een groep samengesteld bestaande uit opdrachtgevers, leveranciers en kennisinstituten. Ahrend, Gispen en NowyStyl zijn allen in deze groep vertegenwoordigd, die 2-wekelijks bij elkaar komt. Van Vastenhoven: ‘Dat leveranciers graag willen meedenken, geeft aan dat zij het belang van deze groeiende markt voluit erkennen.’ De NEN-normering beoogt 3 dingen. Als eerste een vaststelling van alle definities rondom circulaire kantoorinrichting, zodat iedereen – opdrachtgevers én leveranciers – het over hetzelfde heeft. Vervolgens staat het ontwikkelen van een circulaire ontwerpstrategie op de rol. Wat verstaan we onder demontabel? Hoe sluiten we het gebruik van toxische stoffen uit? Het laatste onderdeel is het ontwikkelen van een methodiek om de mate van verminderde CO2-uitstoot en circulariteit te meten.
Tevredenheid over de voortgang
Van Vastenhoven is tevreden over de voortgang van de circulaire contracten. ‘Doordat wij grote aanbestedingen hebben, kunnen wij de markt echt meenemen in de ontwikkeling naar een circulaire economie. De grootte van de contracten is tegelijkertijd niet zaligmakend.’ Er zullen zeker opdrachtgevers zijn die eerst voorzichtig met 1 teen de temperatuur van het water willen verkennen. ‘Wat iedereen het beste past. Het belangrijkste is: begin er gewoon aan. Het is de toekomst en het is goed voor onze wereld.’
