Op donderdag 12 maart roept minister-president Mark Rutte werkend Nederland op om vooral thuis te gaan werken. Rijkswaterstaat pakt die handschoen meteen op. In één weekend wordt de maximale gelijktijdige belasting voor de telewerkvoorziening opgeschaald naar 9.000 werkplekken. ‘De boodschap die we wilden uitdragen, was duidelijk: Rijkswaterstaat werkt door!’
‘Krijg je die opschaling technisch voor elkaar?’
De dag na de persconferentie van Rutte stelt Rijkswaterstaat een duidelijke richtlijn op: met uitzondering van werknemers met een vitale functie die op locatie moeten werken, gaat iedereen vanuit huis aan de slag. ‘Per direct, die aankomende maandag dus’, vertelt Floris van der Bas, directeur IV RWS Netwerken. ‘Op zo’n besluit staat natuurlijk wel spanning. Krijg je die opschaling technisch voor elkaar? Hoe zorg je ervoor dat bij overbelasting van het systeem cruciaal werk niet in gevaar komt?’
Capaciteit
Zonder garanties op een goede afloop zet Rijkswaterstaat er samen met partner KPN de schouders onder. Aan de hand van normgetallen wordt ingeschat wat er nodig is om met zo veel mensen tegelijk thuis te werken. ‘Opschalen kent veel dimensies’, legt Van der Bas uit. ‘Het gaat dan bijvoorbeeld om extra software en extra hardware in het datacentrum. Maar bovenal om capaciteit, bandbreedte.’ KPN krijgt de opdracht om de bandbreedte van het netwerk op een veilige manier uit te breiden. Jos van der Klooster, senior designer bij KPN, vertelt dat zij al eerste stappen hadden gezet: ‘We hadden in de dagen voor het weekend al berekend waar problemen zouden kunnen optreden en waar een tekort aan capaciteit zou kunnen ontstaan.’
‘Stukje bij beetje maak je het vervolgens stabieler’
Noodverbandjes
Daar is vervolgens op doorgepakt: een groep van zeker 60 mensen van Rijkswaterstaat én KPN maakt in het weekend van 14 en 15 maart overuren. Testen voor een omzetting, testen na een omzetting, gereedmeldingen, testbevindingen; alle procedures worden zorgvuldig uitgevoerd, maar wel in de hoogste versnelling. De route van thuiswerkplek naar het datacentrum van Rijkswaterstaat passeert vele systemen die allemaal een bottleneck kunnen vormen. Van der Klooster: ‘Om iedereen op maandag aan het werk te krijgen, moet je in feite steeds noodverbandjes aanleggen. Stukje bij beetje maak je het vervolgens stabieler.’ Zijn collega, technisch consultant Ronald Frank vult aan dat KPN zonder uitbreiding van de fysieke netwerkapparatuur aan de slag is gegaan: ‘In de bestaande netwerkhardware hebben we gezocht naar elke uitbreiding die we konden vinden om de performance te optimaliseren. Het hielp dat Rijkswaterstaat aan zijn medewerkers vroeg om niet allemaal op maandagochtend te gaan videobellen.’
Hectisch
Die bewuste maandagochtend volgen velen met spanning of het systeem het houdt. Van der Bas: ‘We zagen het aantal ingelogde werknemers steeds verder toenemen. 4.000, 5.000… unieke aantallen. Maar pas toen bleek dat het systeem de piek van 9.000 aankon, haalden we opgelucht adem.’ Frank: ‘Wat je van al die werknemers niet weet, is welke internetprovider ze thuis gebruiken. Ziggo, Vodafone, KPN? Rijkswaterstaat maakt eveneens gebruik van meerdere providers. Om deze verbindingen zo optimaal mogelijk te gebruiken, moet je blijven anticiperen op de herkomst van de gebruikers. Bandbreedte weghalen bij de een, uitbreiden bij de ander.’ Terugblikkend tonen Van der Klooster en Frank zich zeer tevreden. ‘Het was verschrikkelijk hectisch, maar tegelijkertijd erg leuk om te doen’, herinnert Van der Klooster zich. Dat geldt net zozeer voor Frank: ‘En wat we even in een paar dagen voor elkaar hebben gekregen, dat is echt behoorlijk.’
‘Er ontstond al snel een efficiënte vergaderdiscipline’
Vergaderdiscipline
Van der Bas is eveneens trots op het resultaat, dat verder reikt dan iedereen aan het werk houden: ‘Het telewerken heeft een aanzienlijke afname in reiskilometers en reisuren opgeleverd. En het aantal printjes daalde van 2 miljoen per maand naar 300.000.’ Momenteel registreert Rijkswaterstaat zo’n 13.000 onlinevergaderingen per dag. ‘In het begin was dat even schakelen. Mensen worstelden met de techniek, praatten door elkaar. Maar er ontstond al snel een efficiënte vergaderdiscipline.’ Mede daardoor ziet Rijkswaterstaat toekomst in hybride vergaderingen, waarbij een deel samenkomt op kantoor en anderen vanuit thuis inbellen. ‘De voorzieningen hiervoor gaan we samen met KPN verder inrichten. Qua duurzaamheid heeft deze coronacrisis nieuwe positieve inzichten opgeleverd, die we heel graag willen behouden.’
Vertrouwen
Deze grootschalige operatie was ook een teken van vertrouwen in de markt, benadrukt Van der Bas. ‘Wanneer veel werk noodgedwongen stagneert of stopt, geeft het een boost als een grote partij als Rijkswaterstaat zegt dat het werk doorgaat.’ Bij de organisatie zelf, én bij ingehuurde bedrijven. Al had niet iedereen dat onmiddellijk door, lacht hij: ‘Werknemers van een installatiebedrijf stonden op die maandag opeens in een bijna leeg gebouw en zijn maar weggegaan. Toen we vertelden dat hun werk gewoon doorging, keerden ze blij terug.’
