De aanbesteding van de raamovereenkomst voor ingenieursdiensten – de zogenoemde SO3 – liep flinke vertraging op. Rijkswaterstaat liet het traject daarom evalueren door een onafhankelijke partij. ‘We moeten verwachtingen met elkaar blijven delen.’

Ze opereren meestal op de achtergrond maar ze zijn onmisbaar voor vrijwel elk project van Rijkswaterstaat: ingenieurs- en adviesbureaus. Ze helpen bij de voorbereiding van planstudies en mer-procedures, ze geven advies bij ontwerptracébesluiten en habitatrichtlijnen, ze ondersteunen met projectmanagement of brengen in kaart wat er nodig is om eventuele explosieven te ruimen. Rijkswaterstaat koopt jaarlijks honderden verschillende ingenieursdiensten in.

Samenwerkingsovereenkomst

De aanbesteding van ingenieursdiensten verloopt via een speciale raamovereenkomst: de samenwerkingsovereenkomst ingenieursdiensten (SO). De overeenkomst heeft een looptijd van 3 jaar met de mogelijkheid tot 1 jaar verlenging. Rijkswaterstaat heeft de meest recente overeenkomst, SO3, eind vorig jaar gegund aan in totaal 32 partijen. De definitieve gunning liet lang op zich wachten: een aantal bureaus die waren afgevallen, stapte naar de voorzieningenrechter. Deze bepaalde dat Rijkswaterstaat alle inschrijvingen moest herbeoordelen. Na nog een kort geding heeft het hele aanbestedingstraject uiteindelijk 2 jaar geduurd.

Wie: Jessie van der Linden - Wat: directeur Inkoop- en Contractmanagement Grote rojecten en onderhoud - Waar: Rijkswaterstaat

Marktvisie

‘Het is niet gegaan zoals we samen hadden gedacht’, zegt Jessie van der Linden, directeur Inkoop- en Contractmanagement Grote projecten en onderhoud bij Rijkswaterstaat. ‘De ingenieursbureaus hebben te lang in onzekerheid gezeten. Ook was de onderlinge communicatie niet optimaal. Dat willen we een volgende keer voorkomen. Juist nu we met de Marktvisie de intentie hebben uitgesproken om de samenwerking op een hoger niveau te tillen. Omdat we willen leren voor de toekomst, hebben we het traject door een onafhankelijke partij laten evalueren. Daarbij konden alle deelnemers, dus ook de bureaus die zijn afgevallen, vrijuit hun mening geven over wat er in hun ogen goed en fout ging.’

Wie: William Harding - Wat: directeur Transport en Mobiliteit - Waar: Sweco

Contractmanagementplan

Ingenieursadviesbureau Sweco, dat de gunning uiteindelijk niet won, wees bij de evaluatie op een nieuw element in de aanbesteding: het indienen van een ‘contractmanagementplan’ (CPM). Daarin beschrijft de opdrachtnemer onder meer zijn kwaliteitsmanagementsysteem. Voor een aantal deelnemers kwam deze eis min of meer als een verrassing. William Harding, directeur Transport en Mobiliteit van Sweco: ‘In de voorafgaande marktconsultatie was de grootste gemene deler: SO2, tenzij, dus wij waren inderdaad wel verrast. Een CMP opstellen kost veel tijd en geld en maakt het allemaal onnodig complex. Ook voor Rijkswaterstaat, want die moet zich nu bij elk project opnieuw in het CMP van de betreffende opdrachtnemer verdiepen. Mijn advies voor SO4 is dan ook: houd het simpel en houd de transactiekosten laag. Laat iedere SO-houder voor de prestatiemeting bijvoorbeeld met een 7 beginnen. De werkelijk geleverde prestaties maken daarna het verschil.’

Wie: Jan Wessels - Wat: directeur - Waar: Boorsma

Mkb-bureaus

Rijkswaterstaat wilde bij SO3 nadrukkelijk ook de mkb-sector betrekken. ‘Dat juichen wij zeer toe’, zegt directeur Jan Wessels van ingenieursbureau Boorsma. In combinatie met ingenieursbureau CiCom Infra deed Boorsma mee aan de aanbesteding – en kreeg een definitieve gunning. Wessels: ‘Voor ons was het de eerste keer, dus wij gingen het traject redelijk onbevangen in. Uit de voorlopige gunning bleek dat wij er goed voor stonden. Maar toen het eerste kort geding werd aangespannen, werd het een beetje stil vanuit Rijkswaterstaat. Ik begrijp dat je gedurende zo’n zaak weinig informatie kunt geven, maar ook dat kun je als zodanig communiceren. Nu zaten alle deelnemers wel erg lang in onzekerheid.’

Krenten in de pap

Hoewel de aanbesteding niet op rolletjes liep, zijn Harding en Wessels positief over de evaluatie. ‘Die was professioneel, constructief en heeft ook concrete leerpunten aan het licht gebracht,’ zegt Harding. ‘Dat wij buiten de boot zijn gevallen, vind ik natuurlijk bijzonder spijtig. Niet alleen uit economisch perspectief, maar ook omdat Rijkswaterstaat-projecten leuk en uitdagend zijn. Voor onze ingenieurs zijn het echt de krenten in de pap. Gelukkig werken we ook nog in andere constructies voor Rijkswaterstaat. En vanzelfsprekend doen we er alles aan om straks weer mee te doen met SO4.’ Ook Wessels heeft de evaluatie positief ervaren. ‘Rijkswaterstaat laat zien dat er naar ons wordt geluisterd en dat ze ook echt iets met onze opmerkingen doen.’

Elkaar aanspreken

In gesprek blijven, verwachtingen met elkaar delen en duidelijk communiceren: het zijn voor Rijkswaterstaat belangrijke leerpunten die uit de evaluatie naar voren kwamen. Ook de CMP-procedure zal nog eens goed tegen het licht worden gehouden. Jessie van der Linden: ‘Wat we vooral hebben geleerd, is dat we elkaar tijdig moeten laten weten als iets niet loopt zoals verwacht. We moeten met elkaar in gesprek blijven en elkaar durven aanspreken, binnen én buiten de projectteams. Zo kunnen we problemen voorkómen en samen zoeken naar een passende oplossing.’

Ook in dit magazine