Werk in voorbereiding: een kijkje achter de schermen

1. Programmering

Voor elk object van Rijkswaterstaat hebben we een zogenaamd instandhoudingsplan, vergelijkbaar met het onderhoudsboekje van een auto. In dit plan staat welk onderhoud we wanneer moeten uitvoeren om de sluis in goede staat te houden. Daarnaast bestaat er per vaarweg, weg of watersysteem een netwerkschakelplan met een toekomstbeeld voor de komende 10 tot 20 jaar. Deze maken we op basis van analyses, informatie en prognoses over bijvoorbeeld het aantal en de grootte van schepen voor de komende decennia.

Met de informatie uit het instandhoudingsplan, het netwerkschakelplan en het beschikbare budget maken we een programmering voor de komende jaren. Hierin staat welke onderdelen we volledig moeten vervangen, welke we kunnen renoveren en welke we volledig moeten aanpassen. ‘Bij de Bergsediepsluis, Sluis Hansweert, Grevelingensluis, Zandkreeksluis en de Roompotsluis kiezen wij er bijvoorbeeld voor om de technische installaties geheel te vervangen, zodat ze voldoen aan de nieuwste richtlijnen. De sluisdeuren kunnen jaren mee als we ze voorzien van een nieuwe beschermlaag.’

2. Afstemmen met de omgeving

Op basis van de programmering gaan we al vroeg in het proces met belanghebbenden om tafel om te inventariseren waar we rekening mee moeten houden. Stel: Rijkswaterstaat wil een machine renoveren om de bedrijfszekerheid van een sluis te garanderen. Schippers hebben daar baat bij, maar willen dan wel een alternatieve route beschikbaar hebben, natuurorganisaties willen niet dat we aan het werk gaan in het broedseizoen en wij willen zelf geen grote werkzaamheden uitvoeren in het stormseizoen.

Samen kijken we welke werken we met elkaar kunnen combineren en hoe we dit optimaal kunnen plannen om de hinder zoveel mogelijk te beperken. De afstemming met belanghebbenden zoeken we daarom gedurende het hele project.

3. Scope bepalen

Vanuit de programmering bepalen we de scope voor het project. In deze fase wordt duidelijk welke werkzaamheden we moeten uitvoeren en op welke manier we dat gaan doen. Ook bekijken we waar eventueel nog aanvullend onderzoek nodig is om zaken scherp te krijgen. In de scope nemen we de wensen van de interne en externe belanghebbenden mee. Net als de richtlijnen, wetten en regels waar we ons aan moeten houden. Zodra helder is wat er moet gebeuren en in welke periode, leggen we dit vast in een projectopdracht; het startpunt van het renovatieproject.

4. Onderzoeken en inventariseren

We inspecteren de objecten waar we mee aan de slag gaan om te bepalen wat er dient te gebeuren en welke methoden en uitvoeringswijze het meest geschikt zijn voor dit werk. Ook voeren we archeologische onderzoeken, bodemonderzoeken en ecologische onderzoeken uit. We inventariseren welke maatregelen we moeten treffen en kunnen op deze manier duidelijke voorwaarden meegeven aan de toekomstig aannemer.

Bij de Zandkreeksluis ontdekten we zo bijvoorbeeld dat er gewone en ruige dwergvleermuizen zitten bij 2 steigers. Dit betekent dat we tijdens de winterrustperiode geen werkzaamheden mogen uitvoeren die trillingen veroorzaken. Dat mag enkel overdag van april tot en met half augustus. Willen we ’s nachts toch iets doen, dan moeten we een lichtplan uitwerken om negatieve effecten voor de vleermuizen te voorkomen.

5. Project aanbesteden

We bepalen de contractvorm, voorwaarden, planning en de inhoud en leggen het in een uitvraag voor aan de marktpartijen. Als zij aantoonbare kennis en kunde hebben, vragen we ze om een aanbieding te doen. Naast een prijs voor het werk, zien we graag in de plannen terug hoe ze de werkzaamheden gaan uitvoeren en op welke manier ze kunnen voldoen aan de gestelde voorwaarden. Wij bepalen de beste opdrachtnemer voor het project niet alleen op basis van de prijs, maar ook op de te verwachten kwaliteit. Het gaat tenslotte om de infrastructuur van Nederland.

6. Contract vormen

Met de winnende aannemer sluiten we een contract. Daarin spreken we af wat er moet gebeuren en tegen welke voorwaarden. We gaan met elkaar om tafel, nemen alle vragen door en handelen deze stuk voor stuk af. Soms voeren we nog een aantal wijzigingen door. Dat doen we bijvoorbeeld naar aanleiding van een risicobeoordeling, inkoopvoorwaarden en veranderde inzichten over de planning. Zodra alles is afgesproken en prijsafspraken zijn gemaakt, kunnen we samen aan de slag.

7. Ontwerpen van het werk

Samen tekenen, berekenen en beschrijven we precies wat er aan elk onderdeel van een sluis moet gebeuren. De opdrachtnemer neemt daarbij het voortouw. Wij bieden ondersteuning door middel van informatievoorziening en duiding van de eisen. Op die manier bundelen we onze krachten. Met het doel om de werkzaamheden zo snel en goed mogelijk te laten voorlopen.

Daarin is het renovatieproject sluizen uniek. Normaal gesproken maakt Rijkswaterstaat al voor de aanbesteding een voorlopig ontwerp. Bij de renovaties van deze 5 sluizen in Zeeland, doen we dat samen met de aannemer. Zodat beide partijen vanuit hun eigen expertise en ervaring kunnen meedenken over mogelijke verbeteringen in het ontwerp, de mate van uitvoerbaarheid, de risico’s en uiteindelijke kosten.

8. Voorbereidende werkzaamheden

Voordat de grote ombouw van start gaat, voeren we al een aantal voorbereidende werkzaamheden uit. Denk daarbij aan het verleggen van kabels, beschermen van ecologische locaties, verkrijgen van de benodigde vergunningen en het inregelen van omleidingen voor de (vaar)weggebruikers. Daarnaast bereiden we de technische systemen voor, door deze al in de fabriek te testen. We zorgen voor voldoende capaciteit qua medewerkers en materieel. Ook stellen we de draaiboeken voor de ombouw vast tot in detail.

9. Zichtbaar werk

Als de voorbereidende werkzaamheden afgerond zijn, kan de opdrachtnemer aan de slag. Verschillende disciplines werken tegelijk op het sluizencomplex, volgens een nauwkeurig opgesteld draaiboek. Daardoor kunnen we in een korte tijd de sluis volledig ombouwen en beperken wij de hinder zoveel mogelijk. We vervangen bij de sluizen bijvoorbeeld de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties en voorzien de sluisdeuren van een nieuwe beschermlaag. Ook maken we de sluizen op afstand bedienbaar. Met als resultaat: 5 sluizen voor recreatie- en beroepsvaart, die er weer decennialang tegenaan kunnen.

Voor de (vaar)weggebruiker is het zichtbare werk na deze fase klaar. Wij werken op de achtergrond nog even door. We evalueren met de aannemer wat er is gedaan, hoe het proces is verlopen en nemen de verbeteringen weer mee naar de volgende sluis op de planning.