‘Blijf de transitie omarmen, ook als het moeilijk wordt’

Niet elke verandering is een transitie. Dat wil markttransformatiedeskundige Lucas Simons meteen maar even duidelijk maken. ‘Bij transities gaat het om het doorbreken van interne organisatie- en marktpatronen. Het gaat om leiderschap. En, heel belangrijk, om een complexe veranderopgave, waarbij veel partijen met soms tegenovergestelde belangen betrokken zijn. Een opgave waarbij je van A naar Beter gaat – van een oud systeem dat niet meer vol te houden is naar een nieuwe manier van werken. Daarbij biedt “een veranderprojectje” geen uitkomst meer. Je hebt kortom een transitiestrategie nodig.’

Kun je op elke transitie een strategie plakken?

‘Natuurlijk is elke transitie in de kern anders, maar je kunt wel bepaalde patronen onderscheiden. En er dus ook een strategie op loslaten. Het klinkt misschien cliché, maar bij elke transitie is het bijvoorbeeld belangrijk dat je van tevoren weet wélk probleem je wil oplossen. En hoe je dit vervolgens gaat doen: hoe ziet het nieuwe normaal eruit? Dit proces – van A naar Beter – kun je onderverdelen in vijf fases met bijbehorende kenmerken.’

Hoe zien die fases eruit?

‘De eerste fase – die ik ook wel fase nul noem – is de fase van “We weten al lang dat er een probleem is, maar zo doen we het nu eenmaal”. In deze fase is “het probleem” nog niet groot genoeg. De urgentie om er iets aan te doen wordt nog niet gevoeld. Dat blijft zo tot er een crisis ontstaat. Dan blijken de oude patronen niet meer werkbaar en begint de transitie.’

Wat gebeurt er dan?

‘Dan breekt de volgende fase aan: de eerste fase van de transitie. Ik noem het ook wel de baby-fase. Dit is een fase van beweging, van aandacht voor het probleem en de oplossing. Het is ook een fase van experimenteren, van pilots en projecten. Bij de transitie naar een vitale infrasector verloopt deze fase redelijk succesvol. Rijkswaterstaat en markt hebben samen afgesproken waar ze naartoe bewegen: ze werken aan een sector die duurzaam, innovatief en financieel gezond is en waarin risico’s goed worden beheerst. Er wordt volop geëxperimenteerd met nieuwe vormen van projectvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering, zoals de tweefasenaanpak en de portfolioaanpak.’

Wat zijn valkuilen in deze fase?

‘Het gevaar is dat je eindeloos doorgaat met experimenteren. Op een gegeven moment moet je echter de balans gaan opmaken: wat hebben we geleerd? Wat werkt en wat niet? En vervolgens samen besluiten: zo gaan we het nu doen en degene die meegaan, gaan we belonen. Feitelijk start je dan ook met een nieuwe fase – de tweede fase van de transitie, de puber-fase. In deze fase moet iedereen maximaal worden uitgedaagd om de nieuwe aanpak te omarmen. Bijvoorbeeld door koplopers te belonen, door hen te erkennen en herkennen. Tegelijkertijd is dit ook een fase waarin weerstand ontstaat. Want het is niet meer zomaar een projectje, er is een nieuwe werkwijze die steeds meer partijen zullen moeten adopteren. Besteed hier ook voldoende aandacht aan: zet goede voorbeelden in het zonnetje en leidt mensen op in de nieuwe manier van werken. Als dit goed gaat, gaan steeds meer partijen mee in de transitie. En ontstaat er innovatie, doordat andere clubs ook zo gaan werken, alleen op een net iets andere manier. Er leiden immers meerdere wegen naar Rome.’

Is de transitie hiermee afgerond?

‘Nee, zover is het dan nog niet. Wel begint dan de derde fase van de transitie, de jongvolwassene-fase. Dit is de fase van opschaling en verankering. Een fase ook waarin het er nog meer op aankomt, omdat er allerlei nieuwe barrières ontstaan. Deze barrières kun je onderverdelen in vijf categorieën of vragen: is er nog voldoende urgentie? Is de kennisbasis op orde? Kan iedereen zijn brood verdienen in het nieuwe normaal? Zijn er genoeg middelen (opleiden, meten, geld)? Zijn we op de juiste manier georganiseerd? Wordt deze fase goed doorlopen, dan komt uiteindelijk de laatste fase in zicht: het nieuwe normaal oftewel de volwassene-fase. Hierbij wordt definitief afscheid genomen van de oude manier van werken. De transitie is een feit.’

Waar bevindt de transitie naar een vitale infrasector zich als we kijken naar deze fases?

‘Er zijn al behoorlijk wat stappen gezet in deze transitie. Tegelijkertijd komt het nu aan op doorzetten. Dat gaat echt wat vragen van de partijen die in deze fase een belangrijke rol spelen: Rijkswaterstaat en de markt. Zij moeten de transitie blijven omarmen, ook als het moeilijk wordt. Wat vaak wordt vergeten, maar heel belangrijk is, is dat ook de monitoring mee moet veranderen met de nieuwe fase. Met de overgang naar een nieuwe fase, moeten er immers andere zaken worden gemeten. Het is niet voldoende om alleen te monitoren of de projecten succesvol zijn. Gemeten moet worden of alle interventies het juiste effect hebben op de transitiedynamiek. Denk aan vragen als: zien steeds meer marktpartijen kansen in de transitie? Welke risico’s zijn er? Zijn er al aanpakken ontwikkeld waarop wordt geconcurreerd? Zijn er koplopers en partijen die niet meegaan? Hiervoor kun je proces-kpi’s bepalen, waarmee je nagaat hoe het ervoor staat en of je al klaar bent voor de volgende fase. En je kunt leren of je nog de juiste zaken aan het doen bent.’

Heeft u nog tips voor Rijkswaterstaat en de markt?

‘Mijn eerste tip is dat je moet blijven herhalen waar je vandaan komt en wat de visie is waar je naartoe wil bewegen. Daarmee biedt je houvast, consistentie en perspectief. Daarnaast is het belangrijk dat je weet in welke transitiefase je je bevindt, zodat je snapt wat je wanneer moet doen, wat de valkuilen zijn en hoe je die moet tackelen. Blijf ook “voordenken”. Daarmee bedoel ik dat je moet proberen te voorzien wanneer de tijd rijp is om naar een volgende fase over te gaan. Daarbij is het ook zaak om uit te zoomen: ben je wel echt met de juiste dingen bezig? En tot slot: realiseer je ook dat niet iedereen mee kan en wil, zowel binnen Rijkswaterstaat als bij marktpartijen. Daarom is het ook zo belangrijk om koplopers te belonen en degenen die het goed doen in het zonnetje te zetten. En je moet bereid zijn om afscheid te nemen van degenen die niet willen of kunnen, zowel intern als extern.’