De handen uit de mouwen

Informatievoorziening en het MKB

Wat kunnen Rijkswaterstaat en de markt leren van jonge, innovatieve organisaties? Die vraag stond centraal in de workshop IV-innovatie en het MKB, geleid door Perry van der Weyden en Laura ten Ham. Van der Weyden gaf een toelichting op de i-Strategie voor Rijkswaterstaat. Hierna volgden een tweetal pitches van Atmos UAV en Tygron en discussieerden deelnemers in kleine groepjes over Rijkswaterstaat en innovatie.

Waar liggen kansen voor innovatie bij de organisatie zelf? Leveranciers waren erg positief over de innovatiemogelijkheden die Rijkswaterstaat biedt. Maar, zeiden zij: blijf wel met ons in gesprek. Zij praten bij voorkeur vanuit de business (lijn en achterliggende klanten) over het waarom en het waartoe, maar laat het wat en het hoe maar aan de markt over. Zoek de dialoog, in kleine groepjes, face to face en in andere vormen. Workshopbegeleider Van der Weyden gaf hier gehoor aan, en sprak af dat we medio 2015 een leveranciersdag organiseren om met elkaar in gesprek te blijven. Ook na de workshop discussieerde men nog lang door over het onderwerp en werden complimenten uitgedeeld voor de opzet en het vervolg van de workshop.

Kennisallianties weten samen meer

Aan het begin van de workshop Samenwerkingsverbanden en (project)allianties – do’s and don’ts in samenwerken aan kennis stonden 4 vertegenwoordigers van Arcadis, TNO, HKV en Rijkswaterstaat in een vierkant tegenover elkaar. Telkens kregen ze een vraag voorgelegd, over co-creatie, over meebetalen in een kennisalliantie en over het openstellen van kennis door grote organisaties. Waren de partijen het eens met het antwoord dat de ander gaf, dan liepen ze naar elkaar toe. Waren ze het oneens? Dan vergrootten ze de afstand van elkaar. Vervolgens was het de beurt aan het publiek, dat achter de spreker mocht gaan staan met wiens antwoord ze het meest eens waren. Zo werd meteen visueel duidelijk hoe de deelnemers ergens over dachten.

Wat waren dan die meningen? Kennis wordt steeds belangrijker voor Rijkswaterstaat. Om in de toekomst een toonaangevend professioneel opdrachtgever te kunnen blijven, moet Rijkswaterstaat zijn kennis op peil houden en op sommige gebieden zelfs vergroten. Dat kan door samenwerking. De deelnemende partijen willen graag samenwerken met Rijkswaterstaat: ze willen kennis delen en vergroten, om zo tot innovatieve ideeën te komen. Hoe die samenwerking eruit moet zien? Daar gaan we de komende periode mee aan de slag.

BIM: kennis delen is kennis vermenigvuldigen

Rijkswaterstaat werkt hard aan de implementatie van het Bouw Informatie Model (BIM). Waar staan we op dit moment? Wat vraagt Rijkswaterstaat van haar partners en hoe werken we samen met de sector aan een krachtige doorontwikkeling van werken met open BIM-standaarden in de bouw? Dat waren vragen waar zo'n 35 deelnemers tijdens de workshop BIM en de kracht van samenwerken in de sector GWW mee aan de slag gingen. 

Maar wat is BIM eigenlijk? BIM is een belangrijk middel om informatie over bouwwerken beter uit te wisselen tussen Rijkswaterstaat en opdrachtnemers. Na deze toelichting over BIM ging een panel hierover in discussie. Dit panel bestond uit Age Beuving (projectmanager N31, traverse Harlingen en knooppunt Joure), Herman Winkels (programmamanager BIM), Eric van den Broek (Directeur Utiliteit bij Heijmans) en Joseph Kuling (Bestuursvoorzitter bij Wolter & Dros).

In de discussie ging het over de rol van Rijkswaterstaat bij de ontwikkeling van BIM en het promoten van innovatie van BIM bij het bedrijfsleven. Het panel riep het publiek op om BIM ook vooral binnen je eigen organisatie op te pakken. De winsten door BIM komen vanzelf als je over je eigen grenzen durft te kijken.

Over de door Rijkswaterstaat aangeleverde objectenbibliotheek was het panel erg te spreken. Het objectgerelateerd opslaan van informatie maak het vinden van de juiste informatie een stuk eenvoudiger. En dat is erg waardevol, want goede informatie is essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering.

Rijkswaterstaat gaat BIM de komende periode voornamelijk inzetten bij DBFM-contracten. Voor D&C-contracten staat BIM nog niet op de planning, omdat er hier minder van in de markt worden gezet. De implementatie van BIM in prestatiecontracten is al wel in voorbereiding. Hiervoor zal een ander type aannemers uitgedaagd worden om ook te gaan BIM’en. Rijkswaterstaat zal dit proces goed begeleiden.

Cees Brandsen, hoofdingenieur-directeur GPO, eindigde de bijeenkomst met de oproep om brancheverenigingen uit de GWW-sector aan te sporen om mee te helpen bij de ontwikkeling van BIM.

Markt gebaat bij betere balans in tenderkosten bij DBFM

Voor veel opdrachtnemers is het een probleem: hoge tenderkosten bij een aanbesteding. 3 partijen gaan door en maar 1 partij wint uiteindelijk. Dikke ordners met wekenlang werk verdwijnen na 2 dagen in de prullenbak. Dit is niet nieuw: de aanbesteding van een DBFM-contract is intensief, wat maakt dat de tenderinvesteringen aanzienlijk zijn. Daarom hebben de deelnemers aan de workshop Een verbeterde balans in tenderinspanningen en tenderkosten bij DBFM-contracten geprobeerd oplossingen te vinden om het tenderproces te optimaliseren. In een discussie in 4 grote groepen onderzochten zij hoe de verschillende belangen bij elkaar kunnen komen.

Dat kan bijvoorbeeld door de doorlooptijd van een aanbesteding te verkorten. Het idee werd geopperd om bij een klein, niet al te complex DBFM-contract te kijken of de tweede dialoogfase – waarin afspraken worden gemaakt over prijszekerheid, risicobeheersing en EMVI – ingekort kan worden. Het is het streven om dit voorstel binnen enkele maanden met elkaar – Rijkswaterstaat en de markt – te implementeren in een concreet project.

Een andere mogelijkheid is om de uitvraag te verbeteren. Want is wat Rijkswaterstaat vraagt allemaal nodig? En kunnen bepaalde producten niet beter in een andere fase binnen een DBFM-contract geleverd worden? Marktpartijen zien graag dat de uitvraag beter aansluit bij hun core business: plannen, ramen, ontwerpen en faseren. De uitdaging is om dit aan te laten sluiten op de behoefte van Rijkswaterstaat: een robuuste prijs en planning rond krijgen, waardoor het werk ook echt uitgevoerd kan worden.

BVP: eigenlijk heel logisch

Hoe kunnen we samen krachtig de toekomst voor prestatiecontracten vormgeven door middel van BVP? Op die vraag zochten zo'n 45 deelnemers aan de workshop Samenwerken aan verbeteringen in de onderhoudsketen een antwoord.

BVP staat voor Best Value Procurement, een aanpak die uitgaat van de meeste waarde voor de laagste prijs. Dat gaat als volgt. Rijkswaterstaat zoekt de beste expert. De expert neemt het voortouw voor de zaken die aan hem zijn uitbesteed, Rijkswaterstaat faciliteert. Zo eenvoudig kan het zijn. Of, zoals workshopbegeleider Marieke Schepers, het uitdrukte: 'BVP is gewoon een kwestie van logica en gezond boerenverstand'.

Over 1 punt was iedereen het eens: er moet minder ruimte zijn voor prijsvechten en meer ruimte voor concurrentie op prestaties. Rijkswaterstaat zoekt daarom bij gunning van een BVP-project naar marktpartijen die het meeste waarde kunnen toevoegen; hoge kwaliteit leidt juist tot lagere kosten!

Nadat de groep verdeeld was over 6 statafels, moest iedereen zelf aan de slag met een flap en een stift. De opdracht: schrijf jullie ideeën op over hoe BVP een succes kan worden. Hier kwamen enkele concrete verbeterpunten uit voort. Zo is het vanwege het wisselende kennisniveau over BVP nuttig om hierin te investeren, bijvoorbeeld via opleiding van BVP-projectleden. Daarnaast is het belangrijk om de teams tijdens het project vast te houden. Hierdoor blijft de teambalans behouden.

Na de workshop was iedereen op de hoogte van het nut van BVP. De deelnemers hebben nuttige ideeën bijgedragen, die Rijkswaterstaat ongetwijfeld gaat gebruiken in zijn BVP-aanpak. Bijvoorbeeld bij vast en variabel onderhoud, waarvoor BVP vaker ingezet gaat worden.

Van brainwave naar toegepaste innovatie

In 2014 is het Beleidskader innovatiegericht inkopen vastgesteld. Een belangrijk onderdeel daarvan is het wegnemen van belemmeringen om innovaties in te kunnen kopen. In de workshop Van brainwave naar toegepaste innovatie hebben deelnemers aan de hand van enkele casussen gekeken hoe Rijkswaterstaat onbelemmerd innovaties kan inkopen. De focus lag daarbij op het ontleden van de hele inkoopketen.

Op basis van de casussen ontstond een lijst met tips waarmee Rijkswaterstaat op weg geholpen is bij het uitvoeren van het implementatieplan innovatiegericht inkopen:

• zoek een aantal enthousiastelingen die weerstand tegen innovaties kunnen wegnemen;
• speel met EMVI-criteria om innovaties belangrijker te maken bij tenders;
• creëer een veilige omgeving die noodzakelijk is om innovaties voor elkaar te krijgen: zet de juiste mensen bij elkaar voor een goede samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de markt;
• denk meer project-to-project: zorg ervoor dat innovaties niet bij ieder project opnieuw uitgevonden hoeven te worden;
• stel bij aanbestedingen ook spelregels op die gericht zijn op maatschappelijke meerwaarde;
• ga op zoek naar een écht probleem, dan is er genoeg draagvlak om dit met behulp van een innovatie op te lossen;
• houd vol, een goed idee lukt altijd!

Met de laatste tip was de cirkel helemaal rond deze middag, want deze sloot mooi aan bij het pleidooi dat Jan Hendrik Dronkers eerder op de Marktdag hield: gebruik een 'samenwerkingscontract' in plaats van een 'vechtcontract', dan krijgen innovaties vanzelf de ruimte om in gezamenlijkheid tot stand te komen.

Inkoop Uitvoeringscentrum

De wereld binnen en buiten het Rijk is volop in beweging. Het speelveld en de spelers zijn het afgelopen jaar sterk veranderd. Wie is verantwoordelijk voor welke inkopen? Welke ontwikkelingen zitten er nog meer aan te komen? Hoe kunnen leveranciers zich hier op voorbereiden?

Tijdens de workshop De wondere wereld van het Inkoop Uitvoeringscentrum namen Marieke van der Aa (category manager Personele Mobiliteit) en Mario Penzen (directeur Bedrijfsvoering en Inkoop) de markt mee naar het terrein van de Corporate Dienst. Voor de markt was dit nog grotendeels onbekend. Vervolgens stelden de leveranciers in groepjes vragen op voor Rijkswaterstaat. Die vragen, inclusief antwoorden, worden teruggekoppeld aan alle deelnemers.

Toon Papelard, senior business manager van Yacht, vond de opzet van de workshop leuk: 'In onze dienstverlening zoeken we naar zulke interactie.' Als tip nodigde hij Rijkswaterstaat uit om meer op bezoek te gaan bij marktpartijen. Zo krijgt Rijkswaterstaat een podium om zichzelf te presenteren. Het overkoepelende doel hierbij: krachtiger met elkaar samenwerken.

Neem de markt mee de toekomst in

Samen krachtig de toekomst in! Maar hoe dan precies? Waar zitten belemmeringen, waar liggen kansen? Wat brengt de markt Rijkswaterstaat?’ En wat kunnen wij van de markt leren? Tijdens de workshop Debat over samen krachtig de toekomst in gingen Rijkswaterstaat en de markt in discussie over deze vragen.

Jeroen Bargeman van Rijkswaterstaat Corporate Dienst, afdeling Inkoop, begeleidde de workshop. Zijn impressie: ‘Er was een leuke interactie tussen de markt en Rijkswaterstaat. In de workshop werd al snel duidelijk dat we elkaar beter moeten opzoeken. Voor de markt is het lang niet altijd duidelijk hoe de processen binnen Rijkswaterstaat lopen en waar of bij wie ze moeten zijn. Door de markt meer mee te nemen in ontwikkelingen kan hier op ingespeeld worden.'

Naar het DBFM van morgen

Bij een DBFM-contract is de opdrachtnemer zowel verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw van een project, als voor de financiering en het totale onderhoud. Een geïntegreerde contractvorm dus, met als uitgangspunt dat de opdrachtnemer maximale ruimte krijgt om zijn kennis en creativiteit toe te passen. De realiteit is soms anders: opdrachtnemers ervaren in lopende projecten knelpunten die hen belemmeringen in hun werk.

In de GWW-lunchlezing Naar het DBFM van morgen zocht een kleine maar gedreven groep deelnemers naar manieren om hier verbetering in te brengen. Al snel werd duidelijk dat samenwerking en flexibiliteit hand in hand gaan bij het moderniseren van DBFM. Zoek samen naar (goedkope) oplossingen als zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Of stel op alliantiebasis een innovatiepot beschikbaar. Hieruit kunnen dan risico’s en extra wensen van stakeholders gedekt worden.

Rijkswaterstaat kan hierbij ondersteunen. Bijvoorbeeld door meer betrokken te zijn bij het stakeholdersmanagement waarmee opdrachtnemers – met name in de uitvoerings- en exploitatiefase – te maken krijgen.

IV-innovatie in de gouden driehoek

Rijkswaterstaat zoekt naar slimme, nieuwe en duurzame oplossingen om ons land op een betaalbare manier veilig, leefbaar en bereikbaar te houden. Deze innovaties ontwikkelen we met de ‘gouden driehoek van innoveren’: Rijkswaterstaat, de markt en wetenschaps- en kennisorganisaties werken in co-creatie aan ideeën die onze infrastructuur vooruit helpen.

In de lunchlezing Innoveren bij Rijkswaterstaat: samen met anderen discussieerden deelnemers over hoe de markt concreet kan bijdragen aan de IV-innovatiepilots ‘Smart Sensor Kit’ (waarschuwingssysteem voor waterstanden) en ‘Big Data Analytics’ (voorspellen wanneer wegonderhoud nodig is met behulp van data).

Wat bleek: verschillende marktpartijen kunnen een steentje bijdragen aan de ontwikkeling van smart sensoren. Zo heeft DeltaPi ervaring met risicomanagement bij inwintechnieken van data. En kan HP meekijken naar de bouw van een slim IV-netwerk waarin informatiebronnen gecombineerd worden.

Ook qua big data is er genoeg kennis en kunde aanwezig bij de markt. Gedacht werd aan een HP-testplatform waarop (Excel-) statistieken gevisualiseerd kunnen worden. Imtech kan dit alles aan elkaar knopen. Daarnaast zag de groep veel kansen voor het organiseren van startbijeenkomst over big data, uiteraard samen met zakelijke partners. Een mogelijk plan de campagne hiervoor was dat Verhaert alle betrokken partijen aan elkaar koppelt, de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat de creatieve industrie benadert en dat Stidé het evenement organiseert.